Les bases de l’organisation

1. Notions : travail, tâche, affectation des tâches

• Travail : Activité humaine visant à produire des biens ou services en échange d'une rémunération. Il inclut la notion de création de valeur dans un cadre organisé.
• Tâche : Action ou ensemble d’actions définies pour atteindre un objectif précis. Exemple : montage d'un élément dans une chaîne de production.
• Affectation des tâches : Répartition des activités entre les membres d’une organisation, basée sur leurs compétences et disponibilités. Outil : Matrice RACI.

2. Importance d'organiser les activités, le travail et le temps dans une entreprise

• Favorise l’efficacité : éviter les pertes de temps et améliorer la qualité.
• Assure une communication fluide entre les équipes.
• Répond à des objectifs stratégiques clairs.
• Exemple : Mise en place d'un planning hebdomadaire avec des priorités clairement énoncées.

3. Impact de l’analyse des activités et de la répartition des tâches sur l’efficacité organisationnelle

• Permet de détecter les gaspillages et les doublons (analyse de la valeur ajoutée).
• Garantit une utilisation optimale des compétences.
• Exemple : Analyse des flux d’information dans un processus de gestion des commandes.

4. Principaux outils d'analyse de la répartition des responsabilités

• Matrice RACI : Identification des rôles pour chaque tâche.
• TRT (Tableau de Répartition des Tâches) : Détailler la répartition temporelle des tâches.
• Cartographie des processus : Visualisation des activités liées.
• Fiches de poste : Description des missions et compétences requises.

L’importance de l’objectif dans une organisation

1. Étapes de fixation d’un objectif (SMART)

• Spécifique : Exemple, établir un objectif clair tel que réduire les délais de livraison de 20%.
• Mesurable : Utilisation d’indicateurs clés (KPI).
• Atteignable : Basé sur une analyse des ressources disponibles.
• Réaliste : Doit être cohérent avec la stratégie globale.
• Temporellement défini : Exemple, atteindre cet objectif dans les 6 prochains mois.

2. Importance de définir un "pourquoi" avant un objectif

• Détermine le sens de l’objectif.
• Fédère les équipes autour d’une vision commune.

3. Critères d’évaluation d’un objectif

• Respect des échéances.
• Satisfaction des clients internes et externes.
• Analyse des écarts entre résultats prévus et réalisés.

4. Impact de la définition du "comment"

• Clarifie les actions à mener.
• Garantit la cohérence des processus internes.

Le travail collaboratif

1. Conditions pour un travail collaboratif efficace

• Objectifs communs.
• Utilisation de techniques collaboratives (comme le brainstorming).
• Respect et écoute active entre les membres.

2. Avantages et limites du travail collaboratif

• Avantages : Innovation accrue, amélioration des relations interpersonnelles.
• Limites : Problèmes de coordination et risque de surcharge informationnelle.

3. Gestion des conflits dans une équipe collaborative

• Techniques : Dialogue, médiation et recours à des solutions consensuelles.
• Exemple : Analyse des différends dans le cadre d’un projet inter-services.

La gestion de projet

1. Étapes d’un projet

• Initialisation : Définir le besoin et créer une charte.
• Planification : Développer le WBS, matrice RACI et planning de GANTT.
• Exécution : Suivi des tâches avec des outils comme Kanban.
• Contrôle : Utilisation d’indicateurs pour ajuster le plan.
• Clôture : Retour d’expérience et documentation des leçons apprises.

2. Charte projet : rôle et contenu

• Objectifs, livrables, parties prenantes et contraintes.

3. Construction d'un planning de GANTT

• Exemple pratique : Représenter visuellement les échéances de tâches interdépendantes.

4. Calcul du coût d’une tâche

• Intègre : Salaires, matériaux et coûts indirects.

5. Différence : indicateur de pilotage vs performance

• Pilotage : Surveiller les écarts (ex. : avancement des livrables).
• Performance : Mesure finale du succès.

6. Organisation opérationnelle vs projet

• Organisation permanente vs temporaire.
• Exemples : Gestion de production quotidienne vs lancement d'un nouveau produit.

De la stratégie au mode opératoire

1. Différence : stratégie et mode opératoire

• Stratégie : Orientation à long terme (ex. : croissance annuelle de 10%).
• Mode opératoire : Plan détaillé (procédures standard).

2. Éléments essentiels pour un mode opératoire efficace

• Formation des équipes.
• Documentation visuelle claire (fiches d’instructions).

3. Utilité du mode opératoire

• Base pour la formation et l’audit.
• Maintien d’une qualité uniforme.

Grands courants de pensée des théories des organisations

1. Principes clés de l’OST

• Division du travail et standardisation.

2. Comparaison : École des relations humaines vs entreprise libérée

• Relations humaines : Motivation, besoins (pyramide de Maslow).
• Entreprise libérée : Réduction de la hiérarchie.

3. Caractéristiques de l’entreprise opale

• Autonomie et responsabilisation collective.

Analyse des activités et des processus

1. Différence : processus et procédure

• Processus : Activités coordonnées pour transformer des entrants en résultats (VA).
• Procédure : Mode opératoire détaillé.

2. Évaluation de la charge de travail

• Analyse des tâches par volume horaire.

3. Analyse d’un processus et de ses flux d’information

• Représentation par logigrammes (ex. : gestion des commandes).

4. Intérêt de l’analyse de la valeur ajoutée

• Identifier les activités non-VA pour les éliminer (Kaizen).

5. Construction d'un tableau de répartition des tâches (TRT)

• Détail des tâches, responsables, échéances et durées.