Définition
Norme AFNOR
La norme AFNOR est un ensemble de règles et de recommandations établies par l'Association française de normalisation. Elle vise à garantir la qualité des produits, des services et des processus au sein des organisations. La norme AFNOR est utilisée dans de nombreux secteurs d'activité, y compris la rédaction d'un courrier professionnel.
La rédaction d'un courrier professionnel est un exercice important qui nécessite de respecter certaines règles. La norme AFNOR apporte des directives précises pour la rédaction d'un courrier afin de garantir sa clarté, sa lisibilité et sa qualité. Dans ce cours, nous étudierons les principaux points de la norme AFNOR relatifs à la rédaction d'un courrier.
I. Structure du courrier
Selon la norme AFNOR, un courrier professionnel doit respecter une structure claire et logique. Il se compose généralement des éléments suivants :
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En-tête
L'en-tête du courrier contient les informations de l'expéditeur (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) ainsi que celles du destinataire (nom, adresse). Ces informations sont placées en haut à gauche.
Date
La date à laquelle le courrier est rédigé est indiquée en haut à droite.
Objet
L'objet du courrier est un court résumé de son contenu. Il est placé en-dessous de l'en-tête et doit être clair et précis.
Corps du courrier
Le corps du courrier contient le message principal à transmettre. Il est généralement divisé en paragraphes et doit être rédigé de manière concise et compréhensible.
Formule de politesse
Le courrier se termine par une formule de politesse adaptée au contexte (ex: 'Cordialement', 'Bien à vous', 'Sincères salutations', etc.) suivie de la signature de l'expéditeur.
II. Style et ton du courrier
La norme AFNOR recommande d'utiliser un style de rédaction clair, précis et concis pour un courrier professionnel. Il est important de choisir le ton approprié en fonction du destinataire et du contexte.
Quelques conseils pour adopter un style et un ton adaptés :
Définition
Utiliser un langage courant
Privilégier des mots simples et éviter l'utilisation excessive de termes techniques.
Être clair et précis
S'exprimer de manière concise en évitant les phrases complexes.
Éviter le langage familier ou trop formel
Adapter le ton du courrier en fonction du destinataire.
Être respectueux et courtois
Utiliser une formule de politesse adaptée à la situation pour terminer le courrier.
III. Mise en forme du courrier
La norme AFNOR recommande également de respecter certaines règles de mise en forme pour assurer la lisibilité du courrier.
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Police et taille de caractères
Utiliser une police de caractères claire et lisible (ex: Arial, Calibri) avec une taille adaptée (généralement 10-12 points).
Interligne
Utiliser un interligne simple pour faciliter la lecture.
Marges
Laisser des marges suffisantes sur les côtés pour une présentation agréable.
Titres et sous-titres
Utiliser des titres et des sous-titres pour structurer le courrier et faciliter la lecture.
En conclusion, la norme AFNOR est un guide précieux pour la rédaction d'un courrier professionnel. Elle permet d'assurer la qualité et la cohérence des courriers envoyés, en respectant une structure, un style et une mise en forme adaptés. En suivant ces recommandations, vous serez en mesure de communiquer de manière claire et efficace dans vos échanges professionnels.
A retenir :
Résumé
