Les substances non listées du préparatoire doivent être rangées (étagère ou armoire) sans précautions particulières.

Les substances listées du préparatoire doivent être stockées de telle façon qu'une personne étrangère à l'officine ne puisse y avoir accès.

Les substances stupéfiantes du préparatoire doivent être rangées dans une armoire ou un local fermant à clé et à sécurité renforcée (coffre, système de double porte).

Les spécialités classées comme stupéfiantes doivent être rangées dans une armoire ou un local fermant à clé et à sécurité renforcée ne contenant que des stupéfiants (souvent commun avec les stupéfiants du préparatoire).

Les spécialités listées doivent être rangées hors de la portée du public. La majorité des spécialités non listées doivent être rangées hors de la portée du public, toutefois une liste énumère les médicaments en libre accès, il s'agit de médicaments non listés à « risque faible. »

Par forme galénique

Par ordre alphabétique

Par gamme/indication thérapeutique

Cas des spécialités à conserver dans un armoire frigorifique

Automate: rangement manuel mais qui éjecte plusieurs boites de médicaments

Robot: chercher un par un les produits

Le stock est l'ensemble des matières premières, des marchandises :

• qui se trouvent en magasin ou en réserve à une date donnée.
•   qui est nécessaire pour répondre à un besoin ou un service
•   qui est la propriété de l'entreprise.

En pharmacie, il comprend :

• les produits destinés à être vendus en l'état (médicaments, parapharmacie, articles de pansement...)
• les matières premières (produits chimiques et certaines préparations galéniques qui entrent dans la composition de préparations magistrales)
• les produits finis fabriqués à la pharmacie (préparations magistrales et préparations officinales « fait maison»)
• les produits périmés (ils font partie du stock jusqu'à leur destruction et leur sortie comptable).

Les frais occasionnés par le stockage sont :

• Coût d'acquisition du stock
• Coût de possession du stock

Le capital investi dans le stock ne produit pas d'intérêt au contraire il se dévalue.

On considère que la dépréciation correspond à 1% de la valeur du produit par mois de stockage au delà de la date de paiement du produit.

Les 3 stocks de la pharmacie (en unités vendues) :

•  Le stock en profondeur : il s'agit des références vendues au minimum 1 fois par jour. Environ 100 à 500 produits (Kardegic, Doliprane, ...) ;

•   Le stock en largeur : références qui sont vendues 1 à plusieurs fois par mois. Environ 1000 produits ;

•   Le stock de prestige : il représente les ventes occasionnelles, moins d'une fois par mois.

En général, en officine, le paiement se fait à 30 jours fin de mois (c'est à dire à la fin du mois suivant celui de la livraison).

L'idéal serait donc d'avoir un stock correspondant à un mois de vente, donc de n'acheter que les produits susceptibles d'être vendus dans le mois qui suit. 

Plus la rotation est rapide, plus son coût d'immobilisation sera faible, donc plus les bénéfices engendrés seront importants.

Période de rotation= période comptable /taux de rotation

Stock moyen = (stock début + stock final)/2

Quantités vendues = (stock début + achats) — Stock final

Rotation ou taux de rotation= Quantité vendues/ Stock moyen

Rotation idéale:

Pour une bonne gestion du stock, on estime que le montant du stock ne doit pas dépasser 10 ⁰/0 du chiffre d'affaire, et qu'il doit tourner en moyenne 6 fois dans l'année.

Notion de premier entré premier sorti:

Pour permettre une rotation efficace, les produits à péremption proche doivent être les plus faciles à saisir. C'est la notion de 1^er entré 1^er sorti.

Cela ne s'appliquent que si les boites reçues récemment ont une date de péremption plus lointaine que les boites déjà en stock.

Il doit être effectué au moins une fois par an

1°Inventaire physique complet:

Il s'effectue le plus souvent pharmacie fermée sur un ou deux jours.

Le comptage s'effectue :

•    A partir de listes pré-imprimées : sur la liste indiquant toutes les spécialités, on note ou on vérifie le nombre d'unités réellement en stock
•     Appareil de saisie : ces terminaux reconnaissent le code-barres, on enregistre la quantité en stock puis on transfère ces données et on chiffre l'inventaire.

2°Inventaire sous traité

3°Inventaire tournant:

En officine, il est très courant de réaliser des « inventaires tournants » c'est à dire des inventaires partiels, plusieurs fois dans l'année, qui se concentrent soit sur une zone géographique précise, soit sur un fournisseur particulier.

Attention dans ce cas aucune zone/fournisseur ne doit être oublié.

L'inventaire « annuel » sera donc extrait d'un point de vue informatique au moment où le bilan comptable l'exige.

Il est interdit de vendre des médicaments périmés.

Ceux-ci devront donc être retirés du stock en prenant en compte le temps d'usage de la boite (conditionnement trimestriel).

Toutes les spécialités portent une date de péremption en clair (ce n'est pas forcément le cas de la parapharmacie).

Dans les cas des produits périmables (c'est à dire à péremption proche), le patient doit être informé, une réduction est possible pour les produits de parapharmacie mais en aucun cas sur les médicaments.

Les produits périmés (ou à péremption proche) peuvent faire l'objet d'une reprise/ compensation par les laboratoires lors d'une nouvelle commande.

Les périmés sont des articles achetés qui n'ont pu être vendus, ils ne produisent pas de bénéfices mais constituent une perte d'exploitation.

Il faut justifier leur sortie de stock et leur destruction.

Le grossiste-répartiteur récupère les périmés et établi un certificat de destruction qui sera nécessaire à l'établissement de l'exercice comptable (perte et profit).

Pour les stupéfiants, le pharmacien titulaire de l'officine procède à la dénaturation des substances, préparations ou médicaments classés comme stupéfiants en présence d'un confrère, désigné par le Président du conseil régional de l'Ordre des pharmaciens.

En attendant leur dénaturation, ils doivent être rangés dans une armoire fermée à clef, isolée et bien identifiée, différente de la zone de stockage des stupéfiants destinés à la délivrance.