Le processus d'achat implique plusieurs étapes essentielles : l'identification des besoins, la spécification du produit ou service, la recherche de fournisseurs potentiels, la demande de devis, l'évaluation et sélection des fournisseurs, la négociation des termes contractuels, la gestion des commandes, et enfin l'évaluation post-achat.
Définitions
Définition
Fournisseur
Un fournisseur est une entreprise ou une personne qui fournit des biens ou des services à une autre entreprise.
Gestion des fournisseurs
La gestion des fournisseurs concerne l'ensemble des processus permettant de sélectionner, évaluer, et gérer les performances des fournisseurs afin d'assurer des relations durables et profitables.
Cahier des charges
Document préparé par l'acheteur définissant les spécifications techniques et fonctions du produit ou service demandé.
Appel d'offre
Procédure par laquelle une organisation sollicite des propositions d'entreprises pour fournir des biens ou services conformément à un cahier des charges.
Les étapes clés du processus d’achat
Distinction entre achat et approvisionnement
L'achat se concentre sur la négociation des termes et la contractualisation avec les fournisseurs, tandis que l'approvisionnement se concentre sur la gestion des stocks, la logistique et le suivi des commandes pour garantir la disponibilité des produits ou services nécessaires à l'organisation.
Critères de sélection des fournisseurs
Les critères de sélection des fournisseurs incluent la qualité des produits/services, le prix, la capacité de production, les délais de livraison, la flexibilité, la localisation géographique, et le support technique. La réputation et la stabilité financière du fournisseur sont également prises en compte.
Critères de pondération
Les critères de pondération permettent d'évaluer l'importance relative de chaque critère de sélection lors de l'évaluation des fournisseurs. Par exemple, un poids plus important peut être attribué à la qualité et au coût si ces éléments sont cruciaux pour l'organisation.
Critères de performance des fournisseurs
Les performances des fournisseurs peuvent être évaluées à travers des indicateurs tels que le respect des délais de livraison, le taux de conformité qualité, la réactivité du service client, et la capacité d'innovation. Une évaluation continue permet de maintenir un niveau de performance optimal.
Critères d'évaluation de la demande d’achats
Il s'agit d'examiner l'opportunité et la nécessité de l'achat en considération des besoins réels de l'organisation, en tenant compte des coûts, de la valeur ajoutée attendue, et de l'impact potentiel sur les opérations.
Identification des risques
Les risques associés aux fournisseurs comprennent les risques financiers (insolvabilité), les risques de qualité (mauvaise qualité des produits), les risques logistiques (retards de livraison), et les risques de réputation (associés à des pratiques non éthiques du fournisseur).
Gestion des risques
La gestion des risques fournisseurs implique la mise en place de stratégies de mitigation comme la diversification des sources d'approvisionnement, l'exigence de certifications qualité, et la surveillance continue de la performance des fournisseurs.
Les sources d'information pour les achats
Les acheteurs s'appuient sur diverses sources d'information : bases de données internes, plateformes de sourcing, réseaux professionnels, et salons internationaux. Les rapports d'audit et les certifications fournisseurs fournissent également des informations précieuses pour évaluer les partenaires potentiels.
Les procédures de référencement
Le référencement des fournisseurs implique un processus formalisé d'évaluation initiale et d'intégration de nouveaux fournisseurs, incluant la vérification des capacités techniques, la conformité légale, et la compatibilité culturelle.
Certifications fournisseurs
Les certifications telles que ISO 9001, ISO 14001, et autres normes sectorielles attestent de la qualité des processus des fournisseurs. Elles sont un gage de fiabilité et peuvent faire partie des critères de sélection durant un appel d'offres.
A retenir :
La gestion des fournisseurs est essentielle pour assurer un approvisionnement efficace et durable. Le processus d'achat, la sélection, l'évaluation, et la gestion des risques sont des composantes cruciales. Une approche structurée et continue permet de créer des partenariats solides et de garantir la compétitivité de l'organisation. Les certifications et la diversification des sources d'approvisionnement sont des moyens de minimiser les risques potentiels. Ainsi, chaque décision d'achat doit être soigneusement évaluée en tenant compte des critères de performance et des objectifs stratégiques de l'entreprise.
