Partielo | Gestion de Projet 1

1) Les caractéristiques d’un projet

A) Définition

Processus unique qui consiste en un ensemble d’activité coordonnée et maitrisée comportant des dates de début et de fin entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifique telles que les contraintes des délais de couts et de ressources.

B) Les types de projet

Il peut être qualifié de grand, moyen ou petit en fonction du nbr de parti prenante au projet du budget a loué de la durée, ce jugement est apporter en fonction de la taille de l’entreprise.

Il existe 3 principaux types

3 types de projet

Ouvrage à Production unique

· Création d’une entreprise, gestion d’un processus d’appel d’offre, construction d’une maison, développer 1 nouveau marché.

Services/produit à Réaliser en plusieurs exemplaire à destination des clients

· création d’un nouveau produit, développement d’ une démarche de certification qualité, responsabilité environnementale et écoresponsable.

Évènementiel/organisationnel à évènement temporaire, ponctuel

· festival, mariage, jpo, recrutement, séminaire, manifestation culturel, d’un salon, déménagement.

C) Les évènement qui constitue le projet

Il y a 8 éléments qui le constitue.

Un certain nombre d’élément doit être établie de façon précisé afin de déterminer le cadre du projet

Périmètre

inventaire de ce que comprend le projet et de ce qu’il ne comprend pas
( il comprend le déplacement, il ne comprend pas l’achat de mobilier)

Contraintes

de délais, de budget, de matérielle, de communication,
ses pointes doivent être définie aussi clairement que possible selon les données existantes car ils permettent de déterminer si le projet est réalisable ou non

Les enjeux

C’est ce que l’entreprise peut perdre ou gagner en réalisant le projet
exemple : mise aux normes, accès au personne à mobilité réduite, enjeux importants : à réaliser ce projet va engager des coûts important, ne pas le faire = mauvaise image de la société et engendre sanction

Les risques

ce sont les évènement à venir incertain dommageable pour le projet et dont il est possible d’estimer la probabilité et la gravité des conséquences
ils sont de différente nature : organisationnelle technique financière humaine et juridique
si un risque se réalise il devient un problème

Les jalons

2 choses à la fois

Soit la fin d’une étape
Soit un événement important du projet
Date clé dans l’exécution du projet, positionner dans le calendrier de planification du projet par le chef de projet ou commanditaire, ils permettent de définir des objectifs intermédiaire, ce qui donne un rythme au projet et aide les collaborateur à rester impliqué et motivé.
Les jalons se matérialise par la production de livrables

Livrables

Ce sont les productions attendus d’une activité ou processus

Projet
Gestion
Produit

Coûts

doivent être estimé pour s’assurer de l’existence de font suffisant pour réaliser le projet, on distingue les coûts direct et indirecte

Date cible

date laquelle le produit du projet doit être livré ( date de l’évènement, d’ouverture, du séminaire, du lancement)

2) Les outils et étapes de pilotage d’un projet

A) Les étapes du projet et outils de pilotage associes

Les objectifs et outils par étapes

Objectifs :

· définir les objectifs, les contraintes et les ressources

· Prévoir amélioration existante ou satisfaire un nouveau besoin

· Analyser les risques et les enjeux

Outils de pilotage

· Note de cadrage

· Cahier des charges

B ) Les modalités de pilotage du projet

--> Une équipe projet et un comité de pilotage sont désignés pour conduire un projet

· Son rôle

o Vérifier respect des délai et budget

o Vérifier action de communication

· Comment ?

o indicateur de perf : suivi de budget, des ressources, des délais, des risques

· Analyse des résultats

o mesure collectives

o alerter sa hiérarchie en cas de dérive

· Bilan :

o comparer le prévisionnel et le réel ,

o objectif atteints ou non atteints

3) Note de cadrage

La note de cadrage est un synthèse qui vise à expliquer clairement l’idée du projet, elle est pertinente des lors qu’elle est totalement compréhensible par une personne externe a la structure . Elle précise le cadre du projet dans ses grandes lignes, la nature du projet : les acteurs concerné, les étapes, les délais, les risques, les contraintes.

Objectif d’une note de cadrage

· Elle structure le projet

· C’est d’elle que dépend le lancement du projet

· C’est la toute 1^er démarche à mener dans la phase d’initialisation

· Ce doc peut s’enrichir au fur et a mesure de l’avancement du projet

· Elle doit être daté et numéroté en fonction du nbr de version

3) Indicateurs

Les indicateurs sont liés au projet, il permettent de préciser les résultat attendu et son utile pour définir les prévisions quantitative et ou qualitative afin de vérifier les ecars entre le prévisionnel et le réel

Les indicateurs clés du suivi de projet

· L’objectif ( prendre contact avec nos 1200 clients)

· L’indicateur choisi ( nbr de clients contacté)

· La valeur prise par cet indicateur à une date donnée ( 852 clients contactés soit 71%)

Pour être utile et opérationnel , un indicateur doit être présenter les caractéristiques suivante :

· Être indispensable (doit s’appliquer à un seul objectif)

· Être réel ( refléter le contenu réel d’un objectif )

· Être vérifiable ( doit pouvoir être évalué par des personnes de l’entreprise et des personnes ext)

· Orienté vers les cibles (il précise ce qui est attendu des acteurs du projet, prévoir la sauvegarde des doc 10j avant le déménagement)

· Être mesurable (il doit être évalué quantitativement et ou qualitativement)

La représentation des indicateurs

· Indispensable de repérer les indicateur de manière claire et synthetique

· Cela facilite l’analyse

Il peut être représente par

· Un graphique

· Un diagramme

· Un tableau

La communcition d'un projet

La communication de projet peut se définir comme un ensemble cohérent d’action et de support de communication, elle permet d’atteindre les objectifs du projet et de faciliter la compréhension du projet par tous les acteurs

A) les objectifs

La communication du projet permet de préparer d’organiser de synthétiser et d'opérer le suivi des actions de communication d’un projet à destination des parties prenantes.
Elles ont pour finalité de favoriser l’application de l’ensemble des acteurs et leurs contributions à la réalisation du projet en permettant de diminuer voire de lever les résistances éventuelles .
Elle accompagne le pilotage du projet depuis la préparation jusqu'à sa clôture

Chaque message et support créé sera conforme à l'identité et au valeur de l'entreprise qui conduit le projet .

A ce titre la communication du projet doit intégrer les éléments de la charte graphique (le logos , images, slogan )

B) Les groupes cibles

Qui doit être atteint par les actions de communication ?

La communication de projet auprès des groupes cibles vise a atteindre 4 objectifs

· Informer sur l’existence du projet

· Faire comprendre le projet

· Faire collaborer au projet

· Convaincre de l’utilité du projet

C) Les actions de communication

Varient en fonction de la cible et du message a diffuser

Interne :

· Réunion d’information

· Séminaire

· Courriel avancement du projet

· Article de journal interne

Externe :

Campagne d’information

· Presse

· Affichage

· Mailing

· Réseaux sociaux

· Newsletter

· Site internet

Conception du Planning de Communication

La conception d’un planning de communication est une étape cruciale dans la gestion de projet, car elle permet de structurer, coordonner et suivre l’ensemble des actions de communication tout au long du projet. Le planning doit être conçu de manière à garantir que toutes les informations nécessaires sont transmises de manière cohérente et au moment approprié, à la fois aux membres de l’équipe et aux parties prenantes externes.

Établir un Planning de Communication sur Toute la Durée du Projet

Le planning de communication doit être établi dès les premières phases du projet et couvrir l'intégralité de son cycle de vie. Cela inclut toutes les étapes, depuis l'initialisation jusqu’à la clôture du projet, en passant par sa mise en œuvre.

Le planning permet de visualiser les actions de communication à venir, d’organiser les interventions et de s'assurer que chaque partie prenante reçoit l'information adéquate au moment voulu.

Formalisation sous Forme de Tableau

Action de communication : Description de l'action (ex : réunion d'information, envoi de newsletter, etc.)
Responsable(s) : Personne(s) chargée(s) de la mise en œuvre.
Public cible : Parties prenantes ou groupes à qui le message est destiné (interne ou externe).
Date de lancement : Quand l'action doit commencer.
Date de fin : Date limite de l'action.
Objectif : Ce que l’action de communication doit accomplir (informer, convaincre, collaborer, etc.).
Ressources nécessaires : Outils, supports, temps, budget, etc.
Indicateurs de suivi : Comment l'efficacité de l’action sera mesurée.

Voici un exemple de tableau de planning de communication :

Les objectifs spécifiques de chaque action,
Les ressources nécessaires pour sa réalisation (humaines, matérielles, financières),
Le public cible et la manière dont le message doit être adapté,
Les supports de communication (présentation PowerPoint, email, affiche, etc.).

Cette liste permet de structurer les actions à venir et de ne rien omettre.

Assurer le Suivi de Chaque Action Mène par les Différents Acteurs

Vérifier que chaque action a bien été menée à bien.
Contrôler que les informations transmises sont pertinentes et cohérentes.
Mesurer l'impact de chaque action de communication à travers des indicateurs de performance (par exemple, taux d’ouverture d’un email, nombre de participants à une réunion, etc.).

Un suivi régulier permet de détecter les dérives et d'ajuster la stratégie si nécessaire.

Découper le Projet en Phases

Phase de lancement : Où l'on prépare les parties prenantes, on définit les objectifs du projet, on annonce les premières actions et on commence à générer de l’adhésion.
Phase de réalisation : Les actions de communication servent à suivre l'avancement du projet, résoudre les problèmes en interne, maintenir l'engagement des parties prenantes et communiquer sur les premières réussites.
Phase de clôture : Bilan, retour d'expérience, communication des résultats et des réussites, et préparation à la transmission des livrables.

Planification des Ressources et des Contraintes

Des personnes ressources pour chaque tâche.
Du temps alloué pour chaque action de communication.
Du budget affecté à la communication (par exemple, la création de supports, la location d'un lieu, l’envoi de mailings).

Prévoir des Marges de Sécurité et des Scénarios de Secours

Des révisions de planning en fonction des retards éventuels dans le projet.
La mise en place de scénarios de secours si certaines actions de communication ne se déroulent pas comme prévu (ex : mauvaise réponse à une campagne email).

Cela permettra d’ajuster les actions sans compromettre l’avancement du projet.

Contrôle des Jalons et Suivi de l'Avancement

S’assurer que les délais sont respectés.
Vérifier que le projet est sur la bonne voie.
Identifier les écarts et y remédier.

Ordonnancer les Tâches

D’agencer les différentes tâches dans un ordre optimal pour garantir une progression efficace du projet.
D’identifier les interdépendances entre les tâches (par exemple, une réunion d’information ne peut pas avoir lieu avant que le matériel nécessaire ne soit préparé).

Le Chemin Critique

Identifier les tâches essentielles à la réussite du projet.
Mettre en place des indicateurs de suivi stricts pour éviter toute dérive.

Le Diagramme de Gantt

Visualisation claire de l’avancement du projet.
Identification des écarts entre le plan prévu et la réalité.
Ajustement rapide du calendrier si des retards sont identifiés.

Chaque tâche peut être représentée sous forme de barres dans un diagramme, permettant de comparer la durée prévue avec la durée réelle de chaque tâche.