• Rôle de l'Assistant de Direction : Assureur

L’entreprise doit mettre en place un suivi rigoureux des notes de frais car c’est un poste qui peut rapidement déraper.

• La majorité des entreprises exigent une autorisation préalable au dépenses (voir ordre de mission) puis une comptabilité stricte des notes de frais qui sont remboursées uniquement sur preuve (facture, facturettes).

Chaque voyageur doit donc penser à récupérer les preuves de ses dépenses puis les faire parvenir au service qui gère les remboursements.

• Pour éviter au salarié d’avancer l’argent, certaines entreprises accordent une carte de paiement à débit direct sur le compte bancaire de l’entreprise (dirigeant, représentant).
• Le montant des dépenses est contrôlé.

Ceci évite d’avancer l’argent, supprime les remboursements et accélère le traitement des notes de frais.

• Excel ou PGI : Suivi possible via des feuilles Excel ou PGI (progiciel de gestion intégré) sur l'intranet.
• Applications Cloud : Permettent de prendre en photo les reçus et de soumettre les dépenses en temps réel, ce qui facilite et accélère la gestion des frais.

Exemple : feuille Excel des notes de frais

• Précautions contre les Abus : Un contrôle des notes de frais s'assure que les montants sont raisonnables et conformes au budget alloué.
• Statistiques de Dépenses : Le contrôle peut inclure l'analyse statistique des dépenses par voyageur, service, ou profil pour une meilleure