Efficience :

Travailler de manière efficiente, c’est s’assurer que votre travail est effectué de la « bonne » façon : avancer plus rapidement dans ses tâches, terminer son travail avec moins de ressources, accomplir des grands projets avec un budget restreint, etc. Il s’agit donc de faire « plus » avec « moins ».

En général, une équipe efficiente se démarque par les caractéristiques suivantes :

• Gestion de projets orientés processus
• Création de plan de gestion des ressources
• Adoption de l'automatisation
• Réussite malgré des ressources restreintes
• Concentration sur le travail immédiat
• Mesure de la progression avec des indicateurs précis.

Efficacité :

Travailler de manière efficace, c’est faire en sorte de vous focaliser sur le travail « essentiel » : les tâches qui contribuent à la valeur commerciale et à l’accomplissement des objectifs d’entreprise. Aujourd’hui, peu d’équipes font preuve d’efficacité lorsqu’il s’agit de participer aux objectifs de leur entreprise. Lors d’une étude récente menée auprès de 6 000 travailleurs de la connaissance, seuls 26 % des répondants étaient en mesure de comprendre clairement la façon dont leur travail participait aux objectifs de leur entreprise, et seuls 16 % déclaraient qu’elle était très efficace dans la définition et la communication de ces objectifs.

Les équipes efficaces savent établir leurs priorités et consacrer les ressources adaptées aux initiatives importantes. Elles comprennent l’enjeu de leur travail dans un cadre plus large : celui de la stratégie et des objectifs de leur entreprise. Cette connaissance façonne leurs décisions quant aux tâches à accomplir et aux ressources à attribuer.

En général, une équipe efficace se démarque par les caractéristiques suivantes :

• Prise de décision axées sur les objectifs
• Investissement dans les résultats
• Concentration sur le client ou l'utilisateur final
• Capacité à faire le lien entre tâches quotidiennes et activités globales de l'entreprise

Laquelle faut il privilégier ?

Afin d’être exceptionnelle, une équipe a besoin d’être à la fois efficiente et efficace : une équipe efficiente qui manque d’efficacité terminera ses tâches rapidement, mais donnera sans doute la priorité aux mauvaises initiatives. À l’inverse, une équipe efficace qui manque d’efficience accomplira les bonnes tâches, mais à une vitesse qui laisse à désirer.

Renforcer son efficacité pour gagner en efficience :

Tout le monde veut mettre sur pied une équipe aussi efficiente qu’efficace. Bien qu’il faille commencer quelque part, vous ne verrez sans doute aucun résultat favorable si vous cherchez à mettre en place les deux méthodologies en même temps. Travaillez donc d’abord sur votre efficacité avant de vous pencher sur votre efficience.

En donnant la priorité à l’efficacité, vous êtes certain que votre équipe travaille sur des initiatives qui participent aux objectifs d’entreprise. Vous pourrez réfléchir aux moyens d’améliorer votre efficience une fois la pratique de l’efficacité assimilée, en d’autres mots : comment effectuer le même travail en moins de temps.

Former une équipe efficiente et efficace :

L’objectif ultime est de rendre votre équipe efficiente et efficace. Pour cela, elle doit pouvoir garder une vision globale tout en accordant de l’importance à sa vitesse de travail et sa productivité.

• 1 Faire le lien entre les objectifs et les tâches quotidiennes : Votre équipe ne peut pas prétendre être efficace sans avoir conscience de l’impact de son travail sur les objectifs d’entreprise. Faites en sorte qu’elle visualise clairement sa contribution à la vision et à la mission d’entreprise.

2 Augmenter la visibilité interfonctionnelle : Les équipes efficaces ne travaillent pas de façon cloisonnée. Favorisez la réussite de votre équipe en veillant à ce qu’elle comprenne le lien entre son travail et les autres projets et initiatives de l’entreprise.

3 Investir dans l'automatisation et l'intégration :

• Elle peut donc désormais commencer à réfléchir à des moyens de développer son efficience. L’automatisation des tâches manuelles ou répétitives est l’une des nombreuses manières d’y arriver, de même que l’automatisation des processus métier (BPA).

4 Identifier des points d'amélioration :

• Pour gagner en efficience, identifiez les éléments qui vous ralentissent en cours de route.

Assurez un suivi régulier de chaque initiative au cours duquel votre équipe pourra échanger sur la progression du projet et signaler de potentiels freins à sa réalisation. Au lieu de tenir une réunion, nous vous conseillons de publier des mises à jour de statut à l’endroit même où votre travail se déroule.

Chacun pourra les consulter rapidement pour faire le point sur ses activités et revoir ses priorités en cas de retard.

Se débarrasser de l’inefficience et de l’inefficacité : place au changement

Former une équipe aussi efficiente qu’efficace ne se fait pas du jour au lendemain.

Concentrez-vous dans un premier temps sur le renforcement de l’efficacité et apportez une vision claire des priorités et des objectifs d’entreprise.

Misez ensuite sur l’automatisation et la réduction du « work about work » pour gagner en efficience.