La comptabilité est une discipline essentielle dans la gestion d'une entreprise. Elle permet de collecter, d'analyser et d'interpréter les informations financières afin de prendre les bonnes décisions. Dans ce cours, nous allons explorer les concepts de base de la comptabilité et comprendre comment ils s'appliquent dans le contexte de l'entreprise.
Quelle est la définition du métier de Secrétaire Comptable ?
Le secrétaire comptable assure à la fois des taches de secrétariat diversifiées et des taches de comptabilité portant sur la réalisation et le suivi des travaux comptables.
Secrétariat :
· Gestion du courrier
· Accueil téléphonique
· Réception clients
· Organisation de plannings
· Gestion des commandes de fournitures
· Photocopies et diverses activités de classement et archivage
Comptabilité :
· Comptabilité clients/fournisseurs
· Saisie des écritures
· Rapprochements bancaires
· Déclarations de TVA
Quelles sont les qualités pour être secrétaire comptable ?
· Maitrise des logiciels de bureautiques et de comptabilité
· Rigueur et méthode
· Autonomie et réactivité
· Discrétion et confidentialité
· Organisation et planification
· Sens du service et du contact
· Veille sur le métier et ses évolutions
Introduction à la comptabilité
La comptabilité est l'enregistrement systématique des transactions financières d'une entreprise. Elle vise à fournir des informations précises et fiables sur la santé financière de l'entreprise, ainsi que sur ses performances passées, présentes et futures.
Quelles sont les opérations comptables que l’on doit enregistrer ?
· Les factures d’achat/vente
· Les frais de fonctionnement
· Les remises de chèques et talons
· Les salaires
· Les caisses / Le chiffre d’affaire
· Les relevés de banque
· L’inventaire
· Les cotisations
· Les tickets de caisse
Les éléments obligatoires sur une facture
- La date de la facture
- Le numéro de la facture
- La date de la vente ou de la prestation de service
- L'identité de l'acheteur ou du client
- Le numéro du bon de commande
- Le numéro d'identification à la TVA
- La désignation et le décompte des produits et services rendus
- Le prix catalogue (prix unitaire HT)
- L'éventuelle réduction de prix
- La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
- L'adresse de facturation
- Les informations sur le paiement (date, conditions d’escompte, taux de pénalités)
- L'existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens
Les emballages
Les emballages sont définis comme des objets destinés à contenir les marchandises et les livrets à la clientèle en même temps que leur contenu. On distingue principalement les emballages dits perdus et les emballages dits récupérables. On détermine deux catégories d’emballages, les emballages perdus et les emballages consignés.
Définition
Les emballages perdus
Les emballages perdus sont les emballages qui ne serviront qu'une seule fois (le carton et le plastique
des biscuits, la bouteille qui contient l'eau). Ils contiennent le produit fabriqué et vendu et ne sont
jamais facturés à part. Chez le client, le compte 60261 est utilisé pour les emballages perdus.
Les emballages consignés
Un emballage consigné est un emballage pour lequel l’acheteur verse une somme d’argent, la consigne, qui lui est rendue lorsqu’il retourne l’emballage afin que celui-ci soit réemployé.
Les emballages consignés permettent : de réemployer plusieurs fois les emballages et d’allonger leur
durée de vie ; de réduire les déchets qui en sont issus et les impacts environnementaux liés à leur gestion
et à la fabrication de nouveaux emballages. Elle s’accompagne cependant de contraintes techniques
fortes (logistique, harmonisation des emballages).
Bonis et Malis sur emballage
Il s'agit d'une mention qui doit figurer sur les emballages des produits dangereux et qui indique les précautions à prendre pour manipuler ces produits en toute sécurité.
La facturation
Sur les factures de doit, les réductions commerciales sont calculées sur le total HT de la commande et déduites de celui-ci pour donner le net commercial. Elles s'expriment soit en pourcentage du total HT, soit en valeur.
Définition
Rabais
Il est pratiqué exceptionnellement sur le prix de vente à la suite d'un retard de livraison, une marchandise non conforme ou encore un défaut de qualité de marchandise.
Ristourne
Elle est validée sur un ensemble d'opérations réalisées pour un même client qui a effectué d'importantes commandes sur une période définie. Cette démarche motive l'acheteur à réaliser un certain volume d'achats pour obtenir une baisse du prix. Elle prend souvent la forme d'un avoir.
Remise
Elle est accordée habituellement sur le prix de vente lorsqu'un client achète en quantité importante ou lorsqu'il répond à des critères spécifiques (présentation de la carte de fidélité, par exemple). C'est ce qu'on appelle un geste commercial : en baissant le prix de vente, le vendeur espère satisfaire son client afin que celui-ci revienne et/ou partage sa satisfaction dans son entourage.
En matière de facturation, quatre termes représentent des diminutions venant réduire le montant final à payer. Leur signification est différente, de par leur nature ou leurs conséquences juridiques.
Définition
Avance
C'est une somme payée à la commande qui engage le vendeur et l'acheteur. Aucun ne pourra se désister, sauf à risquer un recours en justice de l'autre partie qui est en droit de réclamer des dommages et intérêts.
Acompte
Cette somme est versée pour une commande déjà partiellement honorée. Elle signifie aussi l'engagement de l'acheteur et du vendeur. En cas de désistement de l'un des deux, l'autre peut légalement exiger l'exécution du contrat et réclamer des dommages et intérêts.
Avoir
C'est une facture négative que le vendeur pourra soit rembourser au client, soit en déduire le montant sur une facture d'achat future.
Arrhes
La somme, versée à la commande, est perdue par le client si ce dernier renonce à la transaction. Si c'est le vendeur qui renonce à la transaction, c'est lui qui devra verser le double de la somme à l'acheteur. Les deux parties sont néanmoins libres d'arrêter la transaction.
Les immobilisations
Les immobilisations constituent des actifs. Un actif est défini comme un élément identifiable du patrimoine de l'entreprise ayant une valeur positive pour l’entité, c’est-à-dire un élément générant une ressource que l’entité contrôle, du fait d'évènements passés, et dont elle attend des avantages économiques futurs. Cette définition permet de distinguer une immobilisation d’une charge. Si les deux constituent bien l'emploi d'une ressource, la première, contrairement à la seconde, a vocation à rester dans l’entreprise et fait partie intégrante du patrimoine. Elle peut faire l’objet d’un amortissement ou d’une provision.
Définition
Immobilisation incorporelle
Les immobilisations incorporelles sont des actifs non monétaires, sans substance physique séparable des activités de l’entité et qui résultent d’un droit légal ou contractuel, comme les frais d’établissement, les frais de recherche et de développement, les concessions, le droit au bail ou les fonds de commerce.
Immobilisation corporelle
Les immobilisations corporelles regroupent les éléments matériels (terrains, constructions, installations techniques, matériels et outillages industriels, matériels et mobiliers de bureau, matériels de transport…). Ce sont des actifs physiques détenus pour être utilisés dans la production ou la fourniture de biens ou de services, pour être loués à des tiers ou à des fins de gestion interne au-delà de l’exercice en cours.
