CONTEXTE 

L’essor du numérique a complètement modifié la manière dont les consommateurs réservent leurs voyages.

• Les clients sont plus autonomes : ils comparent les prix, lisent les avis en ligne, recherchent des offres spéciales.
• Les entreprises traditionnelles doivent s’adapter : elles sont en concurrence avec les "pure players" (agences 100% digitales comme Booking.com, Airbnb).
• Les nouvelles opportunités : personnalisation des offres, automatisation des réservations, exploitation des données clients.

Qu'est-ce qu'un déplacement professionnel ? Un déplacement professionnel a lieu dès lors qu'un collaborateur exerce temporairement une activité professionnelle en dehors de son domicile et de son lieu de travail habituel, quel que soit le motif du déplacement (séminaire, visite client, réunion…), la nature de la dépense (transport, hébergement, frais de bouche) et le mode de paiement. Le déplacement professionnel répond à des contraintes spécifiques qui le distingue du simple tourisme.

Le management des achats repose sur trois piliers fondamentaux :

1. La stratégie d’achats → définir une ligne directrice alignée avec les objectifs de l’entreprise.
2. Le Cahier des Charges (CDC) → document détaillant précisément les besoins, les critères de qualité, les délais, etc.
3. Le sourcing → processus d’identification et de sélection des fournisseurs pour répondre aux besoins de l’entreprise.

L’entreprise ne choisit pas un fournisseur au hasard. Elle doit :

1. Lancer un appel d’offres → demander des propositions à plusieurs fournisseurs.
2. Négocier → prix, délais, conditions…
3. Signer un contrat clair → pour éviter les litiges.

L’objectif est d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix tout en sécurisant la relation commerciale.

Développement Durable et Protection de l'environnement

• Voyager responsable
• Éthique Fournisseurs
• Voyager moins ? Voyager mieux ?
• Budget Carbone/Voyageur
• Compensation Compagnies aériennes
• Train vs Avion
• Bio-fuel
• Taxes additionnelles
• …

Les enjeux RSE du voyage d'affaires : 

Principales pistes :

• Sensibiliser usage raisonné du voyage (voyager moins mais mieux)
• Sélectionner fournisseurs engagés (certifications, labels RSE)
• Favoriser le train sur les destinations court-courrier
• Sur l'aérien : recourir aux compagnies les - émettrices, encourager usage des biocarburants et la compensation carbone
• Instaurer budget carbone annuel par voyageur
• Suivre émissions CO2 générées par les déplacements et leur évolution
• Taxe carbone sur les billets d'avion pour financer des projets de transition

Pourquoi intégrer la RSE dans la gestion des déplacements professionnels ?

• Réduction de l’empreinte carbone (choix de fournisseurs écoresponsables, compensation CO₂, etc.).
• Optimisation des coûts en favorisant des alternatives durables (ex. train vs avion, hôtels éco-certifiés).
• Amélioration de la marque employeur (bien-être des employés, hôtels respectueux des conditions de travail).

Les tendances Impact COVID-19

• Focus sur la sécurité et le tracking du voyageur
• Renforcement des mesures sanitaires à l'entrée des territoires
• Nouvelles procédures à mettre en place, visa ? Attestations de santé ?

I. Identification des besoins en prestations de voyages/services

PRÉSENTATION, ANALYSE ENVIRONNEMENT INTERNE : 

• Contexte de l'entreprise : présentation de l'entreprise (secteur d'activité, taille, type de déplacements ou événements internes, politique d'achats existante).

• Rappel de la politique voyage, rôle central de la politique voyage : 

Une politique de voyage permet de structurer et d'encadrer les dépenses, et d'apporter un ensemble de règles communes à respecter.

Colonne vertébrale du programme voyages, portée par direction générale

Formalise règles et process de gestion des déplacements (réservation, paiement, sécurité, confort, environnement)

Projet impliquant de multiples parties prenantes internes (directions achats, finance, RH, RSE, informatique, voyageurs) et externes (TMC, fournisseurs). 

Responsabiliser collaborateurs dans cadre d'une politique voyage RSE : aligner comportements collaborateurs avec vision RSE entreprise + les amener à comprendre impacts de leurs choix, à prendre décisions éclairées

Expliquer pk entreprise s'engage dans cette démarche, susciter adhésion, montrer bénéfices

Déployer dispositifs pédagogiques variés en présentiel ou distanciel : formations, ateliers, séminaires sur les bonnes pratiques à adopter + impliquer les collaborateurs dans la co-construction de la démarche RSE via des groupes de travail

Déploiement en mode projet : rédaction collaborative, communication de lancement multicanale (vidéo, quiz, newsletter)

Informer sur différentes possibilités qui s'offrent aux voyageurs (moyens de transport, classes) et les impacts associés à chaque choix

Mettre à dispo des collaborateurs outils et technologies qui facilitent respect des directives voyage : outils de réservation en ligne, logiciels de gestion des dépenses

Imaginer primes pour inciter collaborateurs à se conformer à la politique

• Diagnostic de l'existant (data dépenses, fournisseurs, satisfaction voyageurs) pour identifier axes d'amélioration
• Situation actuelle de l'entreprise (CA, nb collaborateurs, dépenses voyages annuelles, croissance prévue, processus actuels, forces internes, faiblesses internes, etc)

IDENTIFICATION ET ANALYSE DES BESOINS : 

• Identifier différents types de prestations nécessaires (voyages d'affaires, événements, incentives) : typologie des déplacements, répartition géographique
• Identification des besoins spécifiques : lister les besoins en achats en lien avec les déplacements professionnels ou événements internes (ex : transport, hébergement, restauration, matériel événementiel).
• Analyse approfondie des exigences, des spécifications techniques, des délais et des contraintes budgétaires.
• Définir la cible : qui va consommer ces produits/services ? Quels sont leurs besoins ?
• Construire un mix produit : équilibrer les choix en fonction des objectifs de l’entreprise.
• Étudier le marché : comprendre l’environnement, les tendances, la concurrence.
• Évaluation des volumes : Préciser les volumes estimés des achats nécessaires (nombre de déplacements, fréquence des événements, etc.).
• Critères de sélection et contraintes : Définir les critères de sélection des fournisseurs en lien avec la RSE (éthique, empreinte carbone, inclusion, etc.).

• Cadre légal : Sécurité et Sureté du Voyageur Duty of Care (DOC), sécurité des collaborateurs : 

Code du travail: art. L. 4121-1 et ses jurisprudences

RGPD

Assurances

URSSAF

Les règles de la politique voyages

Le tracking des salariés en déplacement

L'assurance et l'assistance en cas de besoin

L'utilisation de partenaire sureté et sécurité et de nouvelles technologies

• Paiement : Moyen de paiement sécurise (par ex. : Carte corporate (carte d'entreprise) : fournie par l'entreprise à ses employés pour régler les dépenses professionnelles. Exemples : American Express Corporate, Visa Business, Mastercard Corporate).

• Services :

Demandes complexes

Service d'urgence et de support

Reporting

VIP

Parcours utilisateur en phase avec les valeurs de l'entreprise

✓ Accès à tarifs préférentiels auprès de fournisseurs référencés (Aérien, Hôtellerie, Ferroviaire, location de véhicules…)

✓ Une relation de confiance avec la TMC (Travel Management Company) pour une application stricte de la politique Voyages

✓ Une expérience voyageur de qualité (service, sécurité...)

✓ Des outils performants et conviviaux "user friendly"

✓ Un programme durable

Exemple d'analyse des besoins de l'entreprise

• Besoins en transport pour les collaborateurs :
• 
  
• Exemple : L'entreprise organise 500 déplacements professionnels par an. Les collaborateurs doivent se déplacer principalement en train, avec quelques trajets en avion pour des destinations internationales.
• Besoins spécifiques : La politique de l'entreprise encourage l'utilisation de moyens de transport à faible émission de CO2, comme les trains ou le covoiturage pour les déplacements nationaux.
• Besoins en hébergement :
• 
  
• Exemple : L'entreprise prévoit environ 200 nuitées par an pour les déplacements à l'extérieur. La préférence est donnée aux hôtels certifiés éco-responsables ou ayant une politique de développement durable.
• Critères : Les hôtels doivent avoir une certification "Green Key" ou équivalente, proposer des pratiques de gestion des déchets et de l'énergie, et être proches des lieux de réunion ou d'événement pour limiter l'empreinte carbone.
• Besoins en organisation d'événements internes :
• 
  
• Exemple : L'entreprise organise des séminaires internes une fois par an pour ses équipes, d'une durée de 2 jours. Le besoin porte sur des services de restauration durable, de gestion des déchets et des installations accessibles pour tous les collaborateurs.
• Critères : Choisir des traiteurs qui privilégient les produits locaux, de saison, bio et zéro déchet.

ANALYSE ENVIRONNEMENT EXTERNE : 

1. Analyse du marché TMC (Travel Management Companies) : 

Acteurs majeurs

• American Express GBT
• CWT
• BCD Travel

Nouveaux entrants

• TravelPerk
• TripActions

1. Analyse marché transport

• Aérien
• Ferroviaire

1. Analyse marché hébergement

• Chaînes internationales
• Plateformes business (ex : Booking for Business, HRS, etc)

Analyser  :

• Forces et faiblesses concurrents
• Leurs stratégies marketing, commerciales, tarifaires...
• Leurs performances financières et commerciales (CA, parts de marché, évolution des ventes)

II. Stratégie d'achat

OBJECTIFS :

Objectifs de la stratégie d'achat : Énoncer les objectifs spécifiques de la stratégie d'achat en rapport avec les besoins de l'entreprise et la politique RSE (réduction des coûts, amélioration des conditions de travail, impact environnemental réduit).

Objectifs environnementaux

• Réduction empreinte carbone
• Report modal air/rail systématique < 4h (compare l'utilisation de l'avion et du train pour des trajets dont la durée est inférieure à 4 heures)
• Choix compagnies aériennes moins émettrices
• Sélection hébergements responsables
• Certification environnementale exigée
• Politique anti-gaspillage
• Gestion durable des ressources
• Diminution de 25% des émissions CO₂ en 3 ans
• Exemple : remplacer les vols internes de moins de 4h par des trajets TGV.
• 80% d’hébergements éco-certifiés
• Exemple : privilégier des hôtels labellisés Green Key ou ISO 14001.
• Compensation carbone systématique sur les vols
• Exemple : partenariat avec Air France SAF (Sustainable Aviation Fuel).
• Réduction de l'empreinte carbone des déplacements de 30% d'ici 2025
• Augmentation du taux de report modal air/rail à 80% sur trajets <4h
• 100% des hôtels partenaires avec certification environnementale d'ici 2024
• Réduction des déchets liés aux événements de 50% (vaisselle réutilisable, etc.)

Objectifs sociaux

• Bien-être des voyageurs
• Équilibre vie pro/perso
• Conditions de voyage confortables
• Fournisseurs responsables
• Respect droits sociaux
• Conditions de travail
• Éthique des affaires
• Satisfaction voyageur améliorée de +20%
• Exemple : négociation pour un accès aux salons d’aéroport et trains pour les cadres dirigeants.

Objectifs économiques 

• Réduction des coûts de déplacement de 15% en 3 ans
• Exemple : centraliser les achats auprès d’une seule TMC (Travel Management Company) comme CWT. Réservation centralisée : Passer par une plateforme comme HCorpo, Egencia ou CWT pour bénéficier de prix réduits et gérer les factures facilement.
• Réduction des coûts d’hébergement de 10%
• Exemple : accord avec Accor pour un tarif corporate fixe.
• Optimisation des frais de transaction (-20% via digitalisation)
• Consolidation du panel fournisseurs (passage de 15 à 5 fournisseurs stratégiques)
• Centralisation des dépenses pour améliorer pouvoir de négociation (90% des dépenses auprès de fournisseurs référencés)
• Réduction du coût moyen par nuitée de 20% (de 150€ à 120€)
• Recherche d'économies par le volume

Objectifs opérationnels : 

• Réserver les volumes auprès des fournisseurs
• Optimiser l'efficacité et la productivité de l'entreprise
• Digitalisation 100% process
• Délai moyen de réservation J-15 pour optimiser tarifs
• Réduction du temps de traitement des notes de frais de 60% (de 25 à 10 min)

Objectifs digitalisation : 

• Objectif de 100% de réservations en ligne
• Automatisation des processus manuels
• Utilisation des données pour le pilotage
• Veille et adoption continue des innovations
• Dématérialisation 100% des justificatifs de voyage et notes de frais

Objectif expérience voyageur : 

• Objectif d'amélioration de la satisfaction de 20 points
• Support voyageur 24/7 disponible pour 100% des déplacements
• Satisfaction voyageurs à 90% minimum (enquête trimestrielle)
• Formation de 100% des collaborateurs aux outils et politique voyage
• Réduction de 50% des incidents de voyage (annulations, retards)
• Programme de bien-être en déplacement (accès fitness, options alimentaires)
• Délai de remboursement des notes de frais inférieur à 5 jours

Objectifs bien-être et productivité 

• Réduction de 25% de la fatigue liée aux voyages (mesurée par enquêtes)
• Garantie d'une journée de repos après vols long-courriers +8h avec décalage horaire
• Mise en place d'un programme "Bleisure" encadré (ajout week-end perso après voyages pro)

Exemple : 

• Objectif 1 : Réduction des coûts des déplacements
• Action : Centraliser les achats de billets de train et d’avion via une agence de voyages d'affaires avec un contrat cadre annuel, permettant des tarifs négociés.
• Délai : Mise en place du contrat dans les 3 prochains mois.
• Responsable : Responsable des achats et du service voyages.
• Mesure de performance : Réduction de 10% des coûts de transport par rapport à l'année précédente.
• Objectif 2 : Renforcer la politique RSE dans les choix d'hébergement
• Action : Sélectionner des hôtels certifiés écoresponsables en privilégiant ceux qui proposent des initiatives de gestion durable de l’eau et de l’énergie, ainsi que des pratiques de recyclage.
• Délai : Finaliser la sélection d'hôtels dans les 6 prochaines semaines.
• Responsable : Responsable RSE en collaboration avec le service achats.
• Mesure de performance : Augmentation de 15% des nuitées réservées dans des hôtels écoresponsables.

À mettre en place (par ex) : 

• Règles de transport : 
• Train obligatoire < 4h de trajet
• Classe économique sur vols < 6h
• Classe affaires sur vols > 6h
• Voiture si absence alternative viable
• Contrats corporate : Réductions de 5 à 20 % sur les tarifs publics en fonction du volume d’achats (Air France propose jusqu’à 15 % sur les billets long-courriers).
• Optimisation des routes : Centraliser les déplacements sur une seule compagnie permet de maximiser les bénéfices des programmes fidélité.
• Billetterie anticipée : Achat de billets 3 à 6 mois à l’avance pour profiter des meilleurs prix.

• Règles d'hébergement : 
• Catégorie standard 3-4*
• Hôtels référencés prioritaires
• Localisation proche lieu de RDV
• Petit-déjeuner inclus

• Process de réservation : 
• "Outil online obligatoire" - utiliser système de réservation en ligne spécifique, réservations par d'autres moyens ne sont pas acceptées
• "Validation N+1 systématique" - Toute réservation doit être systématiquement approuvée par le supérieur hiérarchique direct
• "Anticipation minimale 2 semaines" - Les réservations doivent être effectuées au - 2 semaines à l'avance
• "Justification hors politique" - Si une demande ne respecte pas règles établies dans la politique de voyage, une justification spécifique doit être fournie et approuvée

Identification des actions : Décrire les actions à mettre en place pour répondre aux besoins identifiés (ex : mise en place de partenariats avec des fournisseurs RSE, centralisation des achats, suivi des déplacements).

• Partenariats avec des fournisseurs responsables (ex : hôtels Accor Green Key, transports SNCF avec offres bas carbone).
• Centralisation des achats via une plateforme dédiée (ex : Egencia, TravelPerk).
• Négociation des contrats-cadres avec engagement RSE (ex : clauses d’émission CO₂ avec Air France).

Calendrier de mise en œuvre : Indiquer les étapes et délais pour chaque action (ex : analyse des offres, négociation des contrats, sélection des fournisseurs).

• Q1 : Audit des besoins, consultation des fournisseurs.
• Q2 : Sélection des prestataires, négociations.
• Q3 : Mise en place des contrats.
• Q4 : Premier bilan et ajustements.

Responsabilités : Déléguer les responsabilités pour chaque action (ex : responsable achats, responsable RSE, service communication pour les événements).

• Responsable Achats : sélection et négociation.
• Responsable RSE : suivi des engagements environnementaux.
• Service Communication : organisation des événements.

III. Sourcing fournisseurs pour détecter opportunités de négociation + veille stratégique des prestataires

ÉLABORATION DU CAHIER DES CHARGES : 

Le Cahier des Charges (CDC) est un document essentiel qui formalise les attentes de l’entreprise envers ses fournisseurs. Il doit répondre à plusieurs questions :

Plusieurs critères sont à considérer :

• L’information : que sait-on sur le fournisseur ?
• La notoriété : est-il reconnu dans son secteur ?
• La réputation : avis clients, expériences passées…
• La visibilité : est-il transparent sur ses pratiques, fiable ?
• Les critères de qualité auxquels le produit doit répondre
• Les budgets et leurs contraintes
• Les délais …

L’objectif est de réduire les risques et d’assurer un bon partenariat à long terme.

PHASE DE SOURCING FOURNISSEURS

Sélection des fournisseurs et veille : 

VEILLE : processus de surveillance et d'analyse des activités des concurrents pour anticiper leurs mouvements et adapter sa propre stratégie

Collecter des informations via des sources d'information : abonnement à des newsletters spécialisées voyage d'affaires, participation à des salons professionnels, échanges avec des pairs acheteurs pour identifier les best practices et opportunités du marché

Presse spécialisée : Déplacements Pros, Business Travel News, L'Echo Touristique, Voyages d'Affaires

Associations professionnelles : AFTM (Association Française Travel Managers), GBTA (Global Business Travel Association), ACTE (Association of Corporate Travel Executives)

Études de marché : Livres blancs des cabinets conseil, Rapports annuels fournisseurs

Réseaux professionnels : LinkedIn (groupes spécialisés)

Salons et conférences, Bases de données pros, Brochures, Magazines, Webzines, Salons, Recommandations, OTA et sites comparateurs, Agrégateurs, Concurrents et autres acteurs du secteur

Critères de sélection fournisseurs : 

Critères traditionnels de sélection : 

Prix : coût direct et coûts cachés (livraison, conditionnement), prendre en compte le coût global de possession

Délais livraison et paiement

Qualité : vérifier certifications, labels, normes, avis clients pour garantir la qualité des produits/services

Santé financière : vérifier solvabilité, résultats financiers, affaires judiciaires pour éviter une défaillance

Réputation et fiabilité : s'assurer de la cohérence avec les valeurs de l'entreprise (RSE, éthique...), vérifier le respect des lois

Services associés : privilégier les fournisseurs proposant un suivi (SAV, assistance), en restant vigilant sur les coûts, Accueil, Accompagnement, Innovation, Flexibilité

Intermédiaires cachés : vérifier leur nombre et qualité car ils peuvent impacter la supply chain

Respect des engagements RSE (éthique, développement durable, impact environnemental).

Capacités à répondre aux besoins de l'entreprise (flexibilité, réactivité, qualité des prestations).

Critères de sélection spécifiques :

Critères business

• Couverture géographique
• Compétitivité tarifaire
• Qualité service

Critères RSE

• Certification environnementale
• Programme CO2
• Politique sociale

Critères opérationnels

• Support 24/7
• Flexibilité
• Réactivité

CRITÈRES HÉBERGEMENTS : 

Certifications à exiger :

• Green Key : Standard international pour hébergements écologiques
• ISO 14001 : Système de management environnemental certifié

Engagements environnementaux mesurables :

• Efficacité énergétique (100% LED, capteurs présence)
• Énergies renouvelables (min 50% du mix énergétique)
• Gestion déchets avancée (tri 7 flux minimum)
• Restauration responsable (min 50% produits locaux/bio)
• Zéro plastique à usage unique
• Programme linge responsable: Réduction consommation eau avec réutilisation serviettes (-5€/nuit possible)
• Repas locavores inclus: Approvisionnement circuit court sans supplément
• Compensation carbone intégrée: Sans frais additionnels pour l'entreprise
• Reporting empreinte écologique: Analyse détaillée de l'impact des séjours

Engagements sociaux/sociétaux :

• Emploi local (min 80% personnel local)
• Formation développement durable pour personnel
• Accessibilité totale (handicap moteur, sensoriel)

CRITÈRES AÉRIEN : 

• Biocarburants 
• Transparence émissions (calculateur précis par vol)

Modalités contractuelles : 

Condition contractuelle

• Conditions générales (cadre juridique)
• Conditions spécifiques (engagements opérationnels)
• Durée du contrat (initial + reconductions)
• Garanties : Spécifiez les garanties attendues, que ce soit en termes de qualité des services, de remboursement, ou d'autres aspects pertinents.
• Conditions de résiliation
• SÉCURITÉ, ASSURANCE DES PRESTATAIRES

Conditions tarifaires : 

• Structures tarifaires par catégorie
• Avantages commerciaux conditionnés aux volumes
• Modalités de facturation et de paiement
• Conditions de paiement
• Échéances
• Modes de paiement acceptés
• Tout détail financier pertinent

Sécurité et conformité : 

• Protection des données personnelles
• Assurance des prestataires
• Conformité réglementaire
• Autorité référente en cas de litige

Conditions légales : 

• Clauses de confidentialité
• Exclusivité
• Marché
• Types de distributeurs
• Communication et marketing
• … Toutes informations sensibles, stratégiques, etc.

Pénalités :

Précisez les pénalités en cas de non-respect des termes du contrat.

• Retard
• Full
• Refus de présenter une prestation
• Désagrément important (fermeture avancée pour la saison)
• Qualité insatisfaisante

Matrice BCG : 

La Matrice BCG est une méthode qui aide à décider où investir en fonction du positionnement des produits/services sur le marché.

Rentabiliser les vaches à lait en limitant les investissements et utiliser les excédents de liquidités pour financer les vedettes et les dilemmes sélectionnés (traire).

Abandonner ou maintenir sans investissement les poids morts.

Maintenir la position dominante pour les vedettes par les investissements nécessaires, en attendant que l'activité murisse et qu'elle devienne une future vache à lait.

Pour les dilemmes, doubler la mise en investissant massivement pour devenir leader, ou segmenter en redéfinissant ses activités, ou abandonner par la vente ou l'arrêt de l'activité.

• Vedettes : activités en forte croissance. Exigeantes en liquidité et consommatrices en besoin de fonds de roulement.
• Dilemmes : en croissance, mais une part de marché faible. Rentable ? Non rentable ? Que faire ?
• Vaches à lait : activités en maturité, elles ont un effet très positif sur la trésorerie.
• Poids morts : peu rentables, faut-il s'en débarrasser ?

Exemple :

• Un nouvel hôtel luxueux peut être une Vedette (fort potentiel, mais investissement élevé).
• Un hôtel moyen de gamme en bord de mer peut être une Vache à lait (stable et rentable).
• Un hôtel mal situé et mal noté peut être un Poids mort (à abandonner ?).

Appel d’offres : 

Un appel d'offres est une procédure qui permet à un commanditaire (le maître d'ouvrage), de faire le choix de l'entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services. (wikipedia)

L'appel d'offres dans le cadre des voyages d'affaires est une procédure utilisée par une entreprise ou une administration pour sélectionner un prestataire (agence de voyage, compagnie aérienne, hôtel, etc.) qui répondra à ses besoins en matière de déplacements professionnels.

Lancez des appels d'offres pour solliciter des propositions de la part des fournisseurs.

Précisez les critères d'évaluation et assurez-vous d'une concurrence équitable.

• Les besoins identifiés 🡪 Rédaction de l'appel d'offre
• Spécifications détaillées
• Conditions contractuelles (CGV, modalités, garanties exigées …)
• Critères d'évaluation (techniques, financiers, préciser le poids de chaque critère…)
• Délais (Calendrier du projet, date de soumission des offres, date de notification du contrat…)
• Procédures de soumission (2 étapes à suivre, moyen afin de soumettre la réponse, documents requis…)
• Etc…

Une fois le dossier préparé, l'appel d'offres est publié. Cela peut se faire via des plateformes gouvernementales, des journaux spécialisés, des sites web dédiés, ou d'autres canaux appropriés dans le cadre des marchés publics. La publication doit respecter les délais légaux et garantir une large diffusion pour attirer un nombre suffisant de soumissionnaires.

Liste des fournisseurs potentiels :

• Présenter les fournisseurs qui répondent aux besoins (ex : agences de voyages d'affaires responsables, hôtels éco-certifiés, entreprises de transport durable).

RISQUES FOURNISSEUR, GESTION DES RISQUES : 

• Évaluation continue
• Diversification des sources d’approvisionnement
• Financiers (risque de faillite).
• Opérationnels (problème logistique, retard de livraison).
• Géopolitiques (guerres, instabilité politique).
• Environnementaux et sociaux (impact écologique, conditions de travail).
• Évaluation des fournisseurs avant contrat (audits financiers, conformité aux normes).
• Clauses contractuelles claires pour anticiper les litiges.
• Diversification des fournisseurs pour éviter la dépendance à un seul partenaire.
• Surveillance continue (suivi des KPI, audits réguliers).
• Plan de continuité pour gérer les crises.
• Communication ouverte pour une meilleure réactivité.

Une bonne gestion des risques fournisseurs permet d’anticiper les problèmes avant qu’ils n’affectent la chaîne d’approvisionnement.

Exemple :

• Une compagnie aérienne qui dépend d’un seul fournisseur de kérosène est vulnérable si ce fournisseur fait faillite ou augmente fortement ses prix.
• Solution : Diversifier ses fournisseurs pour minimiser le risque.

IV. Négociation

Engagez des négociations avec les fournisseurs retenus pour optimiser les termes du contrat, les tarifs, les conditions de paiement, et autres éléments pertinents. Dans certains cas, des négociations peuvent être menées avec les soumissionnaires pour clarifier des points spécifiques ou ajuster certains termes du contrat.

• Négociation : Prix, conditions de paiement, garanties…
• S’assurer de la qualité : Documents officiels, labels, certifications…
• Contractualisation : Vérifier les clauses, insérer des KPIs…

Approches de négociation : 

Méthode douce (souvent dirigeants juniors)

• Recherche de compromis mutuels
• Ex : accorder un avantage tarifaire contre un paiement anticipé

Méthode agressive (dirigeants expérimentés)

• Faire pression en menaçant de passer à la concurrence en cas de désaccord
• Jouer sur les nerfs du fournisseur

Ce qu’on peut négocier : 

Remettre en question régulièrement éléments clés de négociation :

Prix

• Tenir barème qualité/prix actualisé selon marché
• Exiger les meilleurs tarifs en permanence

Délais

• Viser réduction continue des délais de livraison et d'approvisionnement
• S'adapter à la croissance de l'activité pour optimiser les stocks

Flexibilité

• Négocier possibilité de retours des invendus
• Critère de choix différenciant au-delà du prix

Les différents leviers d'économies dans le Business Travel

• La réservation en ligne via un OBT (outil de réservation en ligne)
• Les accords tarifaires
• La centralisation des achats vers une TMC
• La politique voyage et le suivi de son application

1. La réservation en ligne via un OBT (Outil de Réservation en Ligne)

Qu'est-ce que c'est ?

Un OBT est une plateforme numérique qui permet aux employés de réserver leurs voyages (vols, hôtels, locations de voitures, etc.) en ligne, souvent via un portail centralisé mis en place par l'entreprise. Cela peut être intégré à une plateforme dédiée ou à un logiciel de gestion des voyages d’affaires.

Pourquoi c'est un levier d'économie ?

• Simplification du processus de réservation : Les employés peuvent réserver eux-mêmes tout en suivant les politiques de l'entreprise, ce qui évite les coûts supplémentaires liés à des réservations manuelles par des agents.
• Accès à des tarifs négociés : Les OBT offrent souvent des tarifs préférentiels négociés par l'entreprise avec les fournisseurs.
• Réduction des erreurs : En automatisant le processus, on limite les erreurs humaines qui peuvent entraîner des frais supplémentaires.

2. Les accords tarifaires

Qu'est-ce que c'est ?

Ce sont des contrats négociés entre une entreprise et ses fournisseurs de services de voyage (compagnies aériennes, hôtels, sociétés de location de voitures) pour obtenir des tarifs préférentiels en raison de l'engagement à réserver régulièrement avec eux.

Pourquoi c'est un levier d'économie ?

• Réduire les coûts unitaires : L'entreprise bénéficie de tarifs réduits pour un certain volume de voyages, ce qui permet de réaliser des économies sur les billets d'avion, les chambres d’hôtel, etc.
• Prévisibilité des dépenses : Avec des tarifs négociés, l'entreprise sait à l'avance combien elle va dépenser pour chaque voyage, ce qui facilite la gestion du budget.

3. La centralisation des achats vers une TMC (Travel Management Company)

Qu'est-ce que c'est ?

Une TMC est une société spécialisée dans la gestion des voyages d'affaires pour les entreprises. La centralisation des achats consiste à confier l'organisation des voyages d'affaires à cette agence spécialisée, plutôt qu'à chaque employé ou département.

Pourquoi c'est un levier d'économie ?

• Optimisation des coûts : Une TMC a souvent accès à des tarifs préférentiels grâce à son volume de réservations, ce qui permet d'obtenir des prix plus compétitifs.
• Réduction de la duplication des efforts : Au lieu que chaque employé fasse ses réservations de manière indépendante, une TMC centralise tout, ce qui permet de mieux négocier et d'éviter des réservations redondantes.
• Amélioration du suivi et du contrôle : Cela permet à l'entreprise de mieux suivre les dépenses et d'analyser les données relatives aux voyages, afin d'identifier des domaines où il est possible de réaliser encore plus d’économies.

4. La politique voyage et le suivi de son application

Qu'est-ce que c'est ?

Une politique voyage définit les règles et lignes directrices qu'un employé doit suivre lorsqu'il organise un voyage d'affaires. Cela inclut des informations sur les moyens de transport à privilégier, le type d'hébergement autorisé, les plafonds de dépenses, etc. Le suivi de l'application de cette politique consiste à s'assurer que les employés respectent bien ces règles.

Pourquoi c'est un levier d'économie ?

• Contrôle des dépenses : En définissant des règles claires, l'entreprise limite les dépenses excessives et les abus. Par exemple, elle peut définir une fourchette de prix acceptable pour les hôtels ou les billets d'avion.
• Optimisation des choix : La politique peut encourager l’utilisation de moyens de transport plus économiques (par exemple, train plutôt que vol), ou le choix d’hôtels dans une gamme de prix préétablie.
• Amélioration de la conformité : Le suivi garantit que les employés respectent ces règles, ce qui permet de mieux gérer les coûts et d'éviter les dépenses imprévues ou inutiles.

Les principaux leviers d'optimisation des coûts : 

• La réservation en ligne via un outil dédié (Online Booking Tool)
• La mise en place d'une politique de "best buy"
• La centralisation des achats auprès d'une agence (TMC) unique
• La politique voyage et le suivi de son application
• L'éducation des voyageurs aux bons comportements d'achat
• La négociation d'accords cadres sur les principaux postes : TMC (frais de résa), aérien (tarifs corporate), hôtels (tarifs négociés), loueurs (tarifs flotte)
• Recours à une plateforme de réservation en ligne pour réduire les frais d'agence
• Politique d'achat vertueuse : train vs avion, hôtels référencés, respect systématique de la travel policy
• Négociation d'accords corporate sur les principales dépenses : aérien (tarifs préférentiels), hébergement (tarifs nets, conditions d'annulation, surclassement), location (flotte, assurances)
• Digitalisation du parcours voyageur de bout en bout (réservation, paiement, justificatifs...) pour fluidifier et mieux tracer les dépenses

HÉBERGEMENT - Éléments négociables :

• Tarifs de base: Remises de 10% à 25% selon volume annuel de nuitées
• Frais annexes: Suppression des frais de réservation, d'annulation tardive ou de no-show
• Petit-déjeuner inclus: Économie de 15-25€/nuitée/personne
• Surclassement automatique: Chambre supérieure au prix d'une standard (valeur 20-50€/nuit)
• Conditions d'annulation flexibles: Jusqu'à 18h le jour d'arrivée sans pénalité
• Accès aux espaces premium: Lounge executive, spa, fitness sans supplément
• Check-in anticipé/check-out tardif: 10h/16h au lieu de 15h/11h
• Gratuités volume: 1 nuit offerte toutes les 20 nuitées réservées
• Day use: Tarifs spéciaux pour utilisation journée sans nuitée (30-50% du prix)
• Programmes bien-être: Accès prioritaire aux espaces fitness/spa
• Formule all-inclusive business: Hébergement+repas+transport local+internet haut débit
• Soirée étape 
• Last Room Availability (garantie de disponibilité au tarif négocié)
• Petit-déjeuner et WiFi inclus systématiquement
• Services additionnels inclus (navette, pressing, fitness)
• Early check-in/late check-out sans supplément
• Surclassement automatique pour managers/dirigeants
• Last room availability (clause contractuelle qui garantit qu'un client (souvent une entreprise ou une agence de voyage) pourra réserver la dernière chambre disponible d'un hôtel au tarif négocié dans son contrat, même si l'hôtel pourrait potentiellement la vendre plus cher à quelqu'un d'autre)
• Contrats corporate : Tarifs négociés à partir d’un certain volume (ex : -15 % chez Accor à partir de 100 nuitées par an).
• Flexibilité et annulations : Négocier des conditions d’annulation sans frais jusqu’à 24h avant l’arrivée.
• Tarifs fixes, petit-déjeuner inclus

AÉRIEN - Éléments négociables :

• Remises par classe: Economy (5-10%), Premium Economy (8-15%), Business (10-22%)
• Bagages supplémentaires: +1 bagage gratuit ou +10kg (valeur 50-100€/vol)
• Accès salons: Même sur billets Economy (valeur 25-50€/accès)
• Compensation carbone intégrée: Incluse dans tarifs négociés
• "Routes principales" avec -20% : Ce sont des réductions sur les lignes aériennes les plus fréquemment utilisées, probablement des trajets réguliers pour l'entreprise
• "Classes flexibles" avec -15% : Réduction sur les billets modifiables/remboursables
• "Abonnements" avec -25% : Programmes de fidélité ou cartes d'abonnement donnant droit à des réductions plus importantes
• Bagages supplémentaires gratuits pour longs courriers
• Accès salons aéroport pour certains profils de voyageurs
• Flexibilité d'annulation jusqu'à 24h-48h avant départ sans frais
• Miles additionnels entreprise (+25% vs programme standard)
• Surclassement automatique sur disponibilité
• Pré-acheminement taxi/navette inclus pour certains vols
• Réduction tarifaire selon volume

VÉHICULE ET FERROVIAIRE- Éléments négociables:

• Tarifs all-inclusive: Assurances complètes incluses sans supplément (économie 15-25€/jour)
• Surclassement automatique: Catégorie supérieure au même tarif
• Kilométrage illimité: Au lieu de forfaits limités
• Livraison/reprise: Sur site de l'entreprise sans frais (économie 30-50€)
• Prépaiement carburant: À tarif préférentiel (5-10% sous prix marché)
• Prolongation sans surcoût: Flexibilité 2-3h sans frais supplémentaires
• Programme fidélité accéléré: Statut VIP immédiat pour tous les collaborateurs
• Flotte écologique garantie: Véhicules hybrides/électriques au prix des thermiques
• Compensation carbone incluse: Sans coût additionnel
• Installation borne de recharge: Offerte sur site entreprise pour gros volumes
• Formation éco-conduite: Sessions gratuites pour collaborateurs
• Second conducteur gratuit
• Programme fidélité accéléré pour tous collaborateurs
• Livraison/récupération sur site de l'entreprise gratuite
• Prix forfaitaire hebdomadaire/mensuel
• "Cartes abonnement" avec -30% : Réduction importante sur les programmes d'abonnement ferroviaire
• "Tarifs négociés" avec -15% : Remise standard sur les billets de train
• "Services Pro" inclus : Les services destinés aux professionnels (accès salon, wifi, etc.) sont compris dans l'offre sans surcoût
• Billets flexibles et abonnements

TMC - Éléments négociables:

• Frais de transaction: Réductions de 20% à 40% selon volume
• SLA garantis: Temps de réponse <30min pour demandes urgentes
• Onboarding sans frais: Implémentation et paramétrage initial
• VIP desk: Service premium pour dirigeants sans surcoût
• Intégration technique: Connexions avec outils internes sans frais de développement
• Algorithme écologique: Suggestion automatique options moins émissives
• Dashboard carbone: Suivi détaillé émissions CO2 par entité/voyageur
• Nudge green: Incitations comportementales écologiques
• Alternative visioconférence: Proposition automatique selon critères définis
• Frais de transaction dégressifs selon volume (-30 à -40%)
• Outils de réservation personnalisés sans coût supplémentaire
• Reporting personnalisé selon besoins spécifiques (émissions CO2, etc.)
• Support 24/7 multilingue pour collaborateurs
• Accompagnement changement/formation inclus

La négociation des accords cadre

• TMC: frais de transaction
• Aérien: tarifs/destination/classe
• Hôtellerie: la nuitée + services
• LCD: catégorie de véhicule et par durée de location/assurances
• Train: destination/classe

• Obtention d'un tarif fixe avec Accor (85€/nuit) incluant petit-déjeuner bio contre engagement de volume (300 nuitées/an)
• Accord avec Europcar: tarif journalier à 45€ pour véhicules électriques (vs 65€ tarif standard) avec bornes de recharge gratuites
• Contrat cadre avec Air France: réduction de 20% sur classe économique premium avec compensation carbone incluse et flexibilité de modification

Techniques : 

BATNA : Best Alternative to a Negociated Agreement : 

• Le BATNA est le plan B, l'alternative en cas d'échec des négociations
• Permet d'abandonner le plan A
• Si Air France ne propose pas -15%, comparer avec Lufthansa et négocier une alternative.
• Définir une solution alternative si la négociation échoue (exemple : passer chez Lufthansa si Air France ne propose pas de réduction suffisante).
• Utiliser la concurrence entre compagnies sur mêmes routes

La ZOPA : Zone of Possible Agreement : 

• Zone où un accord est possible entre les deux parties
• Se détermine en questionnant l'autre sur ses besoins et possibilités
• Un accord n'est pas toujours possible si les limites des deux parties sont incompatibles
• Trouver un accord sur les prix en fonction du volume de nuits réservées dans un hôtel.
• Identifier la marge de manœuvre des deux parties (exemple : Accor veut un engagement de 500 nuitées/an, nous voulons un tarif fixe : trouver un terrain d’entente).
• Engagement volume contre flexibilité.
• Tarifs préférentiels en fonction du volume.
• Flexibilité sur les annulations (Covid, imprévus).
• Engagements réciproques sur la RSE (transparence sur l’impact carbone).
• Engagement pluriannuel (3-5 ans) en échange de tarifs réduits.
• Regroupement des achats pour obtenir de meilleures conditions.

La méthode CAB : 

• Caractéristiques : description factuelle, fonctionnalités du produit/service
• Bénéfices : impacts émotionnels, comment ça change la vie du client
• Présenter les bénéfices à long terme d’un partenariat exclusif avec une compagnie ferroviaire.

L'exigence raisonnable : 

• Définir une exigence élevée mais pas extrême en début de négociation
• Sinon perte de crédibilité quand on "lâche" ensuite
• Se focaliser sur les intérêts (motivations profondes) plutôt que les positions (demandes apparentes)

D'autres techniques : 

• BEBEDC : identifier Besoin, Enjeu, Budget, Échéance, Décideurs, Concurrents
• SPIN Selling : questionner sur Situation, Problèmes, Implication, Bénéfices (Identifier les besoins profonds du fournisseur pour une négociation gagnant-gagnant).
• SIMAC : analyser Situation, donner une Idée, prouver le Mécanisme, lister les Avantages, Conclure
• 3C : Consulter, Confronter, Concrétiser

TECHNIQUE "SLICE AND DICE" (DÉCOUPAGE)

• Décomposer la proposition en multiples éléments négociables séparément
• Exemple: Séparer prix chambre, petit-déjeuner, wifi, parking pour hôtels
• Avantage: Plus de leviers d'ajustement, sentiment de victoire sur certains points

TECHNIQUE "CONCESSION CONDITIONNELLE"

• "Si vous acceptez X, alors je peux vous accorder Y"
• Exemple: "Si vous acceptez paiement à 30 jours au lieu de 60, nous baissons les prix de 5%"
• Avantage: Crée dynamique d'échange plutôt que confrontation

V. Contrat et relation fournisseur

ATTRIBUTION ET EXÉCUTION DU CONTRAT

• Fin d'évaluation :

Contrat attribué au soumissionnaire retenu

Notification officielle à tous les participants à l'appel d'offre

• Exécution :

Mise en œuvre des dispositions contractuelles

Gestion des livrables

Respect des engagements (toutes les parties)

Prix, conditions de paiement, engagements RSE des fournisseurs

Volume, durée des contrats, engagements réciproques sur la RSE

• Plus la relation avec un fournisseur est forte, plus elle est bénéfique pour l’entreprise.

Relation transactionnelle : achat ponctuel, sans partenariat à long terme.

Alliance stratégique : collaboration approfondie avec un alignement des objectifs.

Partenariat : engagement mutuel et personnalisation des stratégies pour des résultats durables.

Exemple :

• Une agence de voyage qui achète des chambres d’hôtel sans négociation a une relation transactionnelle.
• Une agence qui co-construit des offres spéciales avec un groupe hôtelier développe un partenariat stratégique.

Aujourd’hui, les entreprises ne doivent plus se contenter d’acheter un service, elles doivent innover avec leurs fournisseurs.

• Collaborer avec de nouveaux acteurs (startups, associations, etc.).
• Open Innovation : innovation ouverte grâce aux fournisseurs.
• Co-construction : développement commun de nouvelles offres.
• Éco-conception : intégrer la durabilité dès la conception des offres.
• Planification et engagement sur la durée.

Exemple :

• Un tour-opérateur peut travailler avec une startup spécialisée dans les hébergements éco-responsables pour proposer une offre unique sur le marché.

Ces exemples montrent comment certaines entreprises ont repensé leur collaboration avec leurs fournisseurs pour innover et se différencier.

• Open Innovation : Challenge ADEME sur le tourisme durable.
• Co-construction : Stratégie de Corsicatours pour repositionner son modèle économique.
• Éco-conception : Plateforme GreenGo, spécialisée dans l’hébergement éco-responsable.

GreenGo sélectionne uniquement des hébergements respectant 110 critères environnementaux et forme les hébergeurs à des pratiques durables.

En maîtrisant ces leviers, une entreprise peut transformer ses fournisseurs en véritables partenaires stratégiques.

• Négociation des conditions d’achat.
• Évaluation des performances des fournisseurs.
• Communication efficace pour éviter les litiges.
• Collaboration pour l’innovation.
• Gestion des risques pour sécuriser la chaîne d’approvisionnement.

Exemple :

• Une entreprise de voyages peut négocier avec une compagnie aérienne pour obtenir des réductions en échange d’un engagement sur un volume de ventes.

Le SRM (supplier relationship management) est une approche qui consiste à gérer la relation avec les fournisseurs comme un partenariat stratégique, plutôt qu’un simple échange transactionnel.

• Optimisation des performances fournisseurs.
• Réduction des coûts grâce à des relations plus efficaces.
• Gestion des risques (financiers, opérationnels, environnementaux, etc.).
• Innovation collaborative avec les fournisseurs.
• Amélioration de la qualité des produits/services.
• Flexibilité et agilité pour répondre aux évolutions du marché.
• Gestion des litiges et communication transparente.
• Alignement stratégique entre l’entreprise et ses fournisseurs.

Exemple :

• Une entreprise de tourisme peut travailler en étroite collaboration avec un fournisseur de transport pour améliorer la qualité des prestations, négocier des tarifs préférentiels et réduire les délais.

Une relation basée sur la confiance mutuelle: un partenariat

• Rencontrez votre fournisseur régulièrement
• Utilisez votre fournisseur!
• Informez-le des évolutions de votre société
• Demandez-lui de vous informer de l'évolution de sa société
• Pour vos fournisseurs stratégiques :
• Établissez une convention de services (SLA) : accord formel entre un fournisseur de services et un client qui définit les niveaux de service attendus. Dans le cadre des voyages d'affaires, une SLA est utilisée pour encadrer les prestations liées à la gestion des voyages (par exemple, par une TMC ou une autre société de gestion des voyages). Elle précise les engagements de performance, les responsabilités de chaque partie, et les critères d'évaluation des services fournis.
• Mesurez sa performance (enquêtes)
• Partagez les résultats
• Mettez en place des plans d'actions correctives
• Aidez-le à s'améliorer !