Cette note de service explique comment organiser la sortie des personnes détenues. Elle a pour but de s'assurer que toutes les étapes sont bien suivies et que les règles sont les mêmes pour tous les services de la prison.
Traçabilité
C'est la capacité de suivre toutes les étapes et les documents d'un processus, du début à la fin. Cela permet de savoir qui a fait quoi et quand.
Harmonisation
Cela signifie que tous les services doivent appliquer les mêmes règles et faire les choses de la même manière. Ainsi, il n'y a pas de différences d'un service à l'autre.
Processus sortant
C'est l'ensemble des actions et des étapes à suivre pour qu'une personne détenue puisse quitter l'établissement pénitentiaire, que ce soit pour une libération ou un transfert.
Greffe
C'est le service administratif de la prison qui gère les dossiers des personnes détenues, notamment les dates de fin de peine et les documents de sortie.
CPU
C'est une réunion (Commission Pluridisciplinaire Unique) où plusieurs personnes de la prison se rencontrent pour préparer la sortie d'une personne détenue.
La sortie après une fin de peine 
Quand une personne a fini sa peine, plusieurs étapes sont nécessaires pour sa sortie.
Le rôle du greffe 
Le greffe vérifie la situation de la personne un mois avant sa libération. Il transmet la liste des personnes qui vont sortir à tous les services concernés (officiers, direction, magasin, etc.). Il prépare aussi un dossier spécial avec tous les documents utiles pour la sortie.
La CPU et l'information de la personne 
Un mois avant la sortie, une réunion (CPU) est organisée. Lors de cette réunion, on identifie les personnes qui ont besoin d'un titre de transport ou d'un kit de sortie (vêtements, produits d'hygiène). La personne détenue est informée de sa sortie et signe des documents importants.
Le rôle du vestiaire 
Le vestiaire prépare des kits de sortie pour les personnes qui n'ont pas de quoi s'habiller ou se préparer. Ces kits sont donnés le jour de la libération.
Le jour de la libération 
Le greffier ou un responsable s'occupe de la sortie officielle. Il donne à la personne son certificat de présence, son billet de sortie, son enveloppe avec ses documents personnels, et si besoin, son kit de sortie et son titre de transport. Avant d'archiver le dossier, le greffe vérifie que tous les documents sont bien présents.
Le transfert vers une autre prison 
Si une personne est transférée dans une autre prison, des étapes similaires sont suivies pour assurer une bonne traçabilité.
Le rôle du greffe 
Le greffe informe la personne de sa nouvelle affectation et lui donne les documents liés au transfert. Il envoie l'ordre de transfert à tous les services concernés. Il s'assure aussi que tous les documents importants (argent, bijoux, permis de visite) sont prêts pour le départ.
Le rôle des officiers 
Lors d'une audience spéciale, un officier informe la personne détenue des détails de son transfert et lui fait signer les documents nécessaires.
Le rôle du vestiaire 
Le vestiaire fait l'inventaire des affaires de la personne avec elle. Cet inventaire est signé par la personne et l'escorte qui l'accompagnera. Des copies sont transmises au greffe.
Le jour du transfert 
Le greffier ou un responsable s'occupe du transfert officiel. Il donne à la personne tous les documents nécessaires pour son départ avec l'escorte. L'encadrement prépare les documents de suivi du transfert. Le chef d'escorte signe tous les documents de prise en charge. Avant d'archiver le dossier, le greffe vérifie que tout est complet.
L'importance de la traçabilité des audiences 
Toutes les audiences avec une personne détenue, qu'elles soient pour préparer une sortie ou un transfert, doivent être enregistrées dans un système informatique appelé GENESIS. Cela permet de garder une trace de toutes les informations données et reçues. Il est très important de suivre ces règles de manière rigoureuse.
A retenir :
- La note de service organise les sorties et transferts des personnes détenues.
- Elle vise à assurer la traçabilité (tout est suivi) et l'harmonisation (les mêmes règles pour tous).
- Plusieurs services travaillent ensemble : le greffe (dossiers), le vestiaire (affaires), les officiers (information).
- La préparation de la sortie commence un mois avant, avec des réunions (CPU) et des vérifications.
- Le jour de la sortie ou du transfert, des documents obligatoires sont remis à la personne.
- Toutes les audiences doivent être enregistrées pour une bonne traçabilité.