Un logiciel comptable informatisé permet d'automatiser et de sécuriser la tenue de la comptabilité d'une entreprise. Il offre plusieurs fonctionnalités clés :

A. L'entrée (la saisie) des données

C'est la fonction de base. L'opérateur saisit les écritures comptables dans différents journaux

• Le logiciel garantit l'équilibre (Total Débit = Total Crédit) pour chaque écriture avant sa validation

B. Le lettrage et le pointage

• Le lettrage : il s'applique aux comptes de tiers. Il consiste à associer une facture à son règlement (en leur attribuant une même lettre) pour vérifier que la créance ou la dette est bien soldée
• Le pointage : il concerne principalement les comptes de trésorerie. Il permet de vérifier la concordance entre les opérations enregistrées en comptabilité et celes figurant sur le relevé bancaire (etat de rapprochement bancaire)

C. L'édition d'états et de documents

• Etats intermédiaires : le logiciel génère automatiquement le Grand-Livre (détail compte par compte), la Balance (synthèse des soldes) et les Journaux.
• Déclarations fiscales : le paramétrage du logiciel permet d'automatiser la préparation des déclarations (notamment la TVA)
• Document de synthèse : en fin d'exercice, le logiciel édite automatiquement le Bilan, le Compte de Résultat et l'Annexe, prêts à être télétransmis à l'administration fiscale

Aussi appelé ERP (entreprise resource planning), le PGI va beaucoup plus loin qu'un simple logiciel comptable

A. Le principe de la Base de Données Unique

Contrairement aux logiciels classiques où chaque service (RH, Ventes, Compta) a son propre outil, le PGI fonctionne avec une base de données unique et partagée

• Une information saisie une seule fois est mise à jour en temps réel pour tous les utilisateurs autorisés

B. L'interaction entre les modules

Le PGI est découpé en plusieurs modules (Gestion commerciale, achats, Stocks, Paie, Comptabilité) qui communiquent entre eux

• Exemple d'autorisation : lorsqu'un commercial valide une facture de vente dans le module "gestion commercialie), le PGI va automatiquement décrémenter le stock dans le module "Stocks" et générer l'écriture comptable dans le module "comptabilité"

La mise en place du PGI transforme profondément le métier et les processus du service comptable

• Supression de la double saisie : l'opérateur comptable ne passe plus son temps à saisir manuellement des factures déjà tapées par le service achats ou ventes. Cela réduit considérablement les risques d'erreurs et les délais de production de l'information
• Evolution du rôle du comptable (vers le contrôle) : le travail de l'opérateur comptable est valorisé. Il passe de "saisisseur de données" à "contrôleur".

Son rôle implique désormais :

• La mise en place de procédures et le paramétrages du logiciel
• La validation et le contrôle des flux automatisés (rapprochement entre commandes, bon de réception et factures fournisseurs)
• Le traitement des anomalies

Implication transversale : le personnel comptable est davantage impliqué en amont dans le processus de ventes et d'achats pour garantir la qualité de la base de données (mise à jour des fiches clients/fournisseurs, taux de TVA...) Cela dégage du temps pour des tâches managériales ou d'anlyse financière