A. Introduction
Les entreprises échangent des documents dématérialisés avec différents interlocuteurs :
Emis par l'entreprise :
- Aux clients : factures
- A l'administration fiscale : déclarations
- Aux salariés et organismes sociaux : bulletins de paie, DSN
Reçus par l'entreprise :
- Des fournisseurs : factures
- De l'administration fiscale : notifications
- Des banques : relevés de compte
B. Facture et facture dématérialisée
Règle : l'original d'une facture qualifie son aspect matériel. Une facture papier scannée n'est qu'une copie, et non une facture dématérialisée au sens comptable
Calendrier réglementaire :
- 1er janvier 2017 : obligation pour les entreprises de +5000 salariés (marchés publics) d'émettre des factures dématérialisées
- 1er janvier 2020 : obligation étendue à toutes les organisations
Deux moyens de transmission des factures dématérialisées :
- Facture électronique signée (la plus fréquente en TPE/PME) : certifiée par une signature électronique s'appuyant sur des clés de contrôle asymétriques (chiffrement à l'émission, déchiffrement à la réception qui identifie la source)
- EDI (Echange de Données Informatisées) : protocoles d'échange nécessitant une convention entre fournisseur et client, et des applications interconnectées
C. Documents fiscaux
Déclaration de TVA : dématérialisation obligatoire depuis le 1er janvier 2014
- EFI (échange de Formulaire Informatisé) : déclaration en ligne directe + certificat numérique
- EDI : via logiciel aux normes EDIFACT + partenariat avec l'administration fiscale (utilisé surtout par les experts-comptables)
Déclaration des résultats - procédure TDFC (Transfert des données fiscales et comptables) obligatoire depuis le 1er octobre 2014 pour le régime réel, via le logiciel agréé TDFC
D. Documents sociaux
Bulletin de paie dématérialisé : autorisé depuis la loi du 12 mai 2009
- L'employeur n'a pas besoin de l'accord du salarié
- Le salarié peut toute fois s'y opposer
- Transmission possible par fichier ou via le coffre-fort du compte personnel d'activité
DSN (Déclaration Sociale Nominative) : centralisée depuis 2017 sur le portail net-entreprise.fr
- Destinataires : URSSAF, Pôle Emploi, caisses de retraite, mutuelles
- Périodicité : trimestrielles ou mensuelle
- Echéances mensuelles : le 15 du mois suivant (- de 50 salariés) ou le 5 du mois suivant (autres)
E. Relevés bancaires
Les relevés sont consultables/téléchargeables en ligne et peuvent être synchronisés directement dans le logiciel de gestion pour intégrer les écritures de banque (sélection, affectation comptable, TVA), évitant le rapprochement bancaire fastidieux
A. Modalité de conservation
Stockage centralisé (client/serveur) en interne ou en externe
En interne : possibilité via gestion stricte des droits d'accès, sécurisation par sauvegardes et restrictions d'accès matérielles/logicielles.
En externe : le prestataire doit garantir :
- Confidentialité de l'accès aux informations
- Maintien de l'intégrité des informations
- Pérennité de l'offre de stockage
- Durabilité de l'accès avec les évolutions logicielles
B. Durée de conservation
Documents commeciaux :
- Contrats commerciaux : 5 ans
- Contrats commerciaux conclus par voie électronique : 10 ans (a partir de la prestation/livraison)
- Documents de transport : 5 ans
Documents comptables :
- Bon de commande, livraison, réception : 10 ans
- Factures clients/fournisseurs : 10 ans
- Journaux comptables, grands livres : 10 ans
- Registres d'inventaires : 10 ans
- Bilans, comptes de résultat et annexes : 10 ans
- Relevés bancaires : 5 ans
- Talons de chéquiers bancaires : 5 ans
Documents fiscaux : tous à 6 ans
- Impôt sur les sociétés
- Impôt sur le revenu
- Contribution Foncière des Entreprises
- Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises
- Taxe sur le chiffre d'affaires
Ce délai peut être porté à 10 ans en cas de suspicion de fraude fiscale ou d'activités occultes
Documents sociaux :
- Bulletins de paie (papier ou dématérialisé) : 5 ans
- Documents contractuels liés au salaire : 5 ans
- Documents sur les charges sociales : 3 ans
- Documents relatifs à la taxe sur les salaires : 3 ans
- Données sur jours travaillés / forfait-jours : 3 ans
- Données sur durées de travail des salariés : 1 an
Risque propres au stockage numérique
- Perte de données
- Accès intrusifs aux données
- Perte d'intégrité des informations
- Obsolescence des applications d'accès aux données
Données :
- Volume actuel : 120 factures / mois
- Coût de mise en place : licence 2 500€ / an + serveur/installation 6000€+ formation 5000€
- Coût actuel par facture : préparation/impression/envoi 15 min (20€/h) + fournitures 1.4€ + archivage 5 min (16€/h) + recherche litiges 10 min pour 20% des factures (20€/h)
- Coût futur par facture : préparation/envoie 6 min (20€/h) + recherche lititge 6 min pour 20% des factures (20€/h)
Coût total de mise en place sur 3 exercices
2 500 x 3 + 6 000 + 5 000 = 18 500€
Coût actuel par facture
15/60 × 20 € + 1,4 € + 5/60 × 16 € + 10/60 × 20 % × 20 €
= 5 + 1,4 + 1,33 + 0,67
= 8,40 €
Coût futur par facture
6/60 × 20 € + 6/60 × 20 % × 20 €
= 2 + 0,40
= 2,40 €
Economie par facture et économie totale sur 3 ans (36 mois)
Économie par facture = 8,40 − 2,40 = 6 €
Économie totale = 6 € × 120 factures × 36 mois = 25 920 €
L'économie sur 3 ans (25 920€) est supérieur au coût de mise en place (18 500€) : la solution rentable
Seuil de rentabilité
18 500 € / 6 € = 3 084 factures sur 36 mois
soit environ 86 factures/mois en moyenne
