La balance est un document comptable qui sert d'instrument de contrôle et de source d'informations sur les données de l'entreprise. Elle recense tous les comptes utilisés par l'entreprise. (ceux existant au début de la période et ceux crées pendant la période).

• Instrument de contrôle : elle permet de vérifier le respect du principe de la partie double. Dans une balance, le total des débits doit être égal au total des crédits
• Source d'informations : elle synthétise les mouvements et le solde de chaque compte pour une période donnée
• Base de travail : elle permet d'établir les documents de synthèse.

La balance n'est pas un document obligatoire légalement. Cependant, elle est indispensable pour suivre la comptabilité et est systématiquement demandée par les commissaires aux comptes.

L'élaboration de la balance suit une chronologie précise dans le cycle comptable :

• Documents de base : collecte des pièces justificatives
• Journal : enregistrement des écritures comptables
• Grand Livre : report des écritures compte par compte
• Balance : synthèse des informations du Grand Livre

Avant de faire la balance, il faut passer par le Grand Livre qui détaille chaque compte (souvent sous forme de "T").

Pour chaque compte, on calcule :

• Le RAN (Report à nouveau) : Le solde du début de période (aussi appelé SAN - Solde à nouveau)
• Les Mouvements : Total des débits et total des crédits de la période
• Le Solde Final : Différence entre le total des débits et le total des crédits

Si Total Débit > Total Crédit = Solde débiteur

Si Total Crédit > Total Débit = Solde créditeur.

Le solde se place du côté apposé pour équilibrer le compte.

Les comptes y sont classés par ordre croissant.

3 principaux modèles de présentation :

• La balance à 6 colonnes
• C'est celle qui détaille le mieux l'articulation avec le Grand Livre. 3 paires de colonnes
• Soldes début de période : Le RAN/SAN
• Mouvement de période : Somme des opérations enregistrés durant la période
• Solde fin de période : Résultat final du compte
• La balance à 4 colonnes
• Elle regroupe les informations de départ
• Somme (débit/crédit) : Cette colonne additionne le RAN + les mouvements de la période.
• Solde fin de période (débit/crédit) : Le solde final
• La balance à 2 colonnes
• Elle ne présente que les soldes fin de période. Elle est surtout utilisée dans les exercices scolaires pour construire rapidement le bilan et le compte de résultat

-> Quel que soit le modèle, pour chaque paire de colonnes (Débit/Crédit), le total généré du Débit doit être égal au total général du Crédit.

Cas particulier : la balance âgée

C'est une balance auxiliaire qui concerne uniquement les comptes de tiers.

Elle détaille les créances (clients) et les dettes (fournisseurs) en les répartissant selon leur date d'échéance.

Elle indique pour chaque tiers :

• Le nom et numéro de compte
• Le montant total dû
• La ventilation
• Dettes/Créances non échues : moins de 15 jours, 15-30 jours...
• Dettes/ Créances échues : retard de paiement

Utilité :

• Trésorerie : permet d'anticiper les entrées et sorties d'argent (prévisions)
• Gestion : permet d'identifier les clients en retard pour effectuer les relances.